هشت نکته ضروری برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب

تیم محتوای فراپیام
زمان مطالعه : 12دقیقه دیدگاهها

هشت نکته ضروری برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب

انتخاب نرم افزار حسابداری

داشتن یک نرم افزار حسابداری به منظور ثبت درآمد، مخارج و سود برای هر کسب و کاری ضروری است. در واقع نرم افزار حسابداری اولین برنامه ای است که باید در آغاز کار نسبت به نصب آن اقدام کنید، هر چند برخی تنها زمانی که کارشان به پرداخت مالیات می افتد متوجه اهمیت آن می شوند.

اما برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری خوب باید به چه نکاتی توجه کرد؟ با وجود ورژن های مختلف این دست برنامه ها احتمالا در انتخاب مناسب ترین آن سر در گم خواهید شد، در ادامه به ذکر چند نکته که می تواند در این انتخاب کمکتان باشد می پردازیم.

۱٫آنلاین یا آفلاین

اولین سوالی که باید از خودتان بپرسید این است که یک نرم افزار آنلاین می خواهید یا با نسخه دسکتاپ و آفلاین راحت ترید؟

اما این موضوع چه زمانی اهمیت پیدا می کند؟ باید گفت امروزه اغلب نرم افزار ها به واسطه مزایای زیادی که نسبت به فرم سنتی و آفلاین دارند، بر پایه تکنولوژی cloud هستند. هر چند برای مثال در فروشگاه های زنجیره ای که سرعت تراکنش ها بالاست در مواقعی که اینترنت ضعیف باشد، شاید نرم افزار های آفلاین انتخاب بهتری باشند.

مزایای نرم افزار های بر پایه cloud:

  • نیازی به نصب ندارند. تنها کافیست وارد حساب خود شوید و داده ها را ثبت کنید.
  • نیازی به آپدیت کردن ندارند. بله، نرم افزار های آنلاین همواره آپدیت شده اند.
  • می توانید در هر زمانی، از هر دستگاه متصل به اینترنتی به آن ها دسترسی داشته باشید.
  • می توانید از مزیت نسخه پشتیبان یا بک آپ، البته با پرداخت هزینه بهره مند شوید.
  • اطلاعاتتان همواره با تمامی نرم افزار های آفیس قابل همگام سازی است.
  • می توانند با دیگر نرم افزار های آفلاین نیز ادغام شوند.

۲٫امنیت اطلاعات

اگر از نرم افزار آفلاین استفاده می کنید در این مورد نگرانی ای نداشته باشید ولی اگر نرم افزاری آنلاین مدنظرتان است بهتر است از شرکتش درباره ذخیره اطلاعات سوال بپرسید. دو تا از مورد اعتماد ترین سرور های اطلاعاتی cloud آمازون و Rackspace هستند. اگر شرکتی که از آن نرم افزار را تهیه می کنید سرور اطلاعاتی جدا دارد درباره ساز و کار امنیتی دیتاهای آن حتما اطلاعات کافی را کسب کنید.

۳٫ابزار ها

یک لیست از ابزار ها و قابلیت هایی که در نرم افزار حسابداری به آن نیاز دارید تهیه کنید و هنگام انتخاب نرم افزار آن ها را مد نظر قرار دهید. مواردی مثل مدیریت و محاسبه امور مالیاتی، دنبال کردن هزینه ها بر حسب نوع و دسته بندی، امکان تطابق اطلاعات مالی با قالب بانک هایی که با آن سر و کار دارید و غیره.

۴٫کاربری آسان

اغلب صاحبان کسب و کار پیش زمینه ای در حسابداری ندارند، حتی اگر حسابدار هم داشته باشید باز هم فرم و کاربری هر نرم افزار با هم تفاوت هایی دارند. علاوه بر این حسابدار تنها کسی نیست که با نرم افزار سر و  کار دارد، دیگر کارکنان نیز باید بتوانند با آن کار کنند. از این رو کاربری آسان می تواند اهمیت پیدا می کند. از طرفی امکان دخل و تصرف کاربر در ابزار های نرم افزار و حذف مواردی که ضروری نیست می تواند به راحتی کار با آن کمک کند.

انتخاب نرم افزار

۵٫قابلیت تغییر پذیری

ممکن است در ابتدا نرم افزاری را انتخاب کنید که مناسب کسب و کارتان باشد اما بعد ها به دلیل گسترش و یا اعمال تغییراتی در آن به ابزارهایی نیاز پیدا کنید که در نرم افزار ابتدایی موجود نیست. در این حالت انتقال اطلاعات از یک نرم افزار به دیگری، به خصوص در موارد آفلاین زحمت زیادی می طلبد. از همین رو در همان ابتدا این نکته را که نرم افزار قابلیت آپدیت و یا در دسترس بودن نسخه های دیگر را دارا است، مد نظر قرار دهید.

۶٫امکان خروج

تصور کنید شرکتی که از آن نرم افزار را می خرید بعد از مدتی به هر دلیلی ورشکست می شود یا پس از مدتی باگ های نرم افزار شما را از خرید آن پشیمان می کند. شما باید بتوانید اطلاعات خود را از سرورهای آن نرم افزار خارج یا به اصطلاح اکسپورت کنید و در قالب اکسل یا ورد به شکل قابل دخیره درآورید.


همچنین بخوانید : اصول حسابداری چیست؟


۷٫هزینه های پنهان

بعضی شرکت های فروشنده نرم افزار در ابتدا هزینه ای برای خرید برنامه دریافت می کنند و سپس برای در اختیار گذاشتن ابزار ها و یا امکانات مربوط به دخیره اطلاعات هزینه هایی جدا دریافت می کنند. قبل از خرید باید حواستان به این هزینه ها باشد. برای اطلاع از این هزینه های پنهان می توانید به بخش قیمت ها یا تعرفه ها در خود وب سایت سری بزنید.

خرید نرم افزار مالی

۸٫پشتیبانی پس از فروش

یکی از کم اهمیت در نظر گرفته شده ترین موارد در انتخاب نرم افزار های حسابداری پشتیبانی و نرم افزار خدمات پس از فروش است. مهم نیست که استفاده از آن تا چه اندازه آسان است، شما همواره به پشتیبانی نیاز پیدا خواهید کرد. قاعدتا این امتیاز نباید مشمول هزینه های فروش شود و اگر شرکتی آن را در بسته هزینه های فروش جای داد از پذیرفتن آن اجتناب کنید.

از دیگر مواردی که باید برای خرید نرم افزار حسابداری مد نظر قرار دهید می توان به مشورت با فردی که قرار است با نرم افزار کار کند، در نظر گرفتن بودجه مالی و استفاده از نسخه دموی آن در صورت امکان، اشاره کرد.

نویسنده: تیم محتوای فراپیام

								
برچسب ها :
guest
0 دیدگاه ها
Inline Feedbacks
مشاهده همه دیدگاه ها
مطالب مرتبط
دانلود کاتالوگ