تنظیم دفاتر قانونی
تنظیم دفاتر قانونی یکی از وظایف مودیان مالیاتی است که باید آن را به اداره دارایی محل فعالیت شرکت جهت بررسی اظهارنامه مالیاتی ارائه کنند. هر حسابدار باید قبل از انجام چرخه حسابداری از الزامات نوشتن دفاتر قانونی و نکات آن آگاه باشد.
اما آیا شما می دانید منظور از دفاتر قانونی چیست و یا انواع آن کدامند؟ در این مقاله از فراپیام قصد داریم در مورد دفاتر قانونی و انواع آن و نیز نحوه تحریر و نگهداری آن با شما صحبت کنیم. تا پایان با ما همراه بمانید.
منظور از دفاتر قانونی چیست؟
بر اساس قانون تجارت، بنگاه های کسب و کار و اقتصادی به جز کسبه جزء باید تمامی رویدادهای مالی خود را پس از ثبت، در اسناد حسابداری و تأیید آنها توسط مدیریت در محل مناسبی که قانون آن را تعیین نموده است نگهداری و ثبت نمایند.
این دفاتر که به آنها دفاتر پلمپ نیز می‌گویند از اهمیت بالایی برخوردار هستند و نباید هیچ گونه اشتباه و یا خطایی در آنها وجود داشته باشد. لازم به ذکر است که اگر ببنگاه ها این دفاتر قانونی را دریافت، تکمیل و یا ارائه نکنند، جریمه خواهند شد.
حتی در صورتی که کسب و کار مربوطه، فعالیتی هم نداشته باشد باید دفاتر قانونی را به صورت سفید به حوزه مالیاتی ارائه دهد.
مطابق با ماده ۶ قانون تجارت، دفاتر قانونی عبارتند از:
- دفتر روزنامه
- دفتر دارایی
- دفتر کپیه
- دفتر کل
– دفتر روزنامه: دفتر روزنامه دفتری است که تمامی رویدادهای مالی موسسات اقتصادی و شرکت ها به ترتیب تاریخ و شماره در آن ثبت میشود. اطلاعاتی مانند بستانکار، بدهکار، شرخ مختصری از رویدادهای مالی، شماره سند و … در دفتر روزنامه نوشته میشوند. دفتر روزنامه نیز خود دارای انواع مختلفی است:
- دفتر روزنامه اختصاصی: دفتری است که یک نوع معامله خاص را ثبت می‌نمایند، مانند دفاتر روزنامه برای پرداخت های غیر نقدی و چک، دفتر روزنامه پرداخت های نقدی، عملیات های مالی فروش، خرید و … .
- دفتر روزنامه عمومی: دفتری است که تمامی عملیات ها و معاملات مالی در آن ثبت میشوند.
– دفتر دارایی: دفتر دارایی دفتری است که تجار باید هر ساله صورت جامعی از کلیه دارایی های خود، اعم از منقول یا غیر منقول و نیز مطالبات و دیون سال قبل را به ترتیب در آن ثبت و نگهداری کنند.
– دفتر کپیه: تجار در این دفتر کلیه مخابرات و فاکتورهای صادره را نگهداری میکنند.
– دفتر کل: تمامی عملیات های مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل میشوند. از آنجایی که ماهیت دفتر روزنامه به پونه ای است که تهیه صورت های مالی در آن امکان پذیر نیست پس میتوان صورت های مالی و مانده حسابها را با توجه به نحوه تنظیم دفاتر کل، از آن استخراج نمود.
دفتر کل دارای یک صفحه جداگانه برای هر حساب است و از این رو، حساب ها در آن به تفکیک نگهداری میشوند. علاوه بر این، تمامی حساب های دفتر روزنامه باید در پایان هر ماه و یا حداکثر پانزدهم ماه بعد به دفتر کل انتقال یابند.
نحوه تنظیم دفاتر قانونی به چه صورت است؟
مودیانی که مسئول نگهداری دفاتر روزنامه و کل هستند باید تمامی معاملات و رویدادهای مالی و محاسباتی را ثبت کنند.
همچنین آنهایی که مجاز به نگهداری دفاتر درآمد و هزینه هستند باید هرگونه هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک را مطابق با قوانین در دفاتر مربوطه ثبت کنند مگر آنکه برای نگهداری حساب ها از کارت های حساب یا ماشین های الکترونیکی استفاده شود.
- در صورتی که اشتباهات حسابداری در این دفاتر در همان سال اصلاح شده و یا مستندات آن ارائه شوند، مشکلی در مورد اعتبار دفاتر پیش نخواهد آمد.
- در موارد ثبت و نگهداری دفاتر روزنامه و کل، تمامی رویدادهای مالی و محاسباتی و در دفاتر مشاغل، درآمدها، هزینه ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز ثبت شوند.
- تمامی عملیاتی که در دفاتر روزنامه ثبت میشوند باید هر ماه حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شوند.
- موسساتی که دارای شعب میباشند وظیفه دارند مطابق با روش های حسابداری خود، حداقل سالی یک بار و قبل از اینکه حساب ها بسته شوند، خلاصه عملیات شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر پلمپشده باشند، در دفاتر مرکز موسسه ثبت کنند.
- مودیانی که با سیستم های الکترونیکی کار میکنند، باید حداقل ماهی یک مرتبه، خلاصه کارهای خود را دفتر روزنامه یا مشاغل مورد ثبت به دفتر کل منتقل کنند. آنها باید همچنین برای تسهیل رسیدگی دستور العمل های کار ماشین و نیز طرز کار با نرم افزارهای مالی را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند. این مودیان همچنین باید هر سه ماه یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین الکترونیکی را حداکثر ده روز پس از پایان هر سه ماه به اداره امور مالیاتی ارسال نمایند.
رویدادهای مالی چه کسانی در دفاتر روزنامه و کل نگهداری میشود؟
مطابق با ماده دو آئین نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات ها و بر اساس شاخص ها و معیارهایی مانند حجم فعالیت یا نوع، سه گروه مشمول تنظیم دفاتر قانونی میشوند.
همچنین بخوانید : حسابداری تعهدی
گروه اول
صاحبان مشاغل در گروه اول مکلف هستند تا اسناد حسابداری را در دفاتر قانونی ثبت کرده و اظهارنامه مالیاتی را ارائه دهند. مودی با برخورداری از شرایط زیر، در گروه اول قرار میگیرد:
- مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال پیش، بالاتر از سی میلیارد ریال باشد.
- ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی شده قبل از کسر معافیت بیش از سی میلیارد ریال باشد.
- دارندگان کارت بازرگانی صادرکنندگان و واردکنندگان
- صاحبان هتل های سه ستاره و بالاتر
- مشاغل صرافی
- فروشگاه های زنجیره ای
- صاحبان واحدهای تولیدی، بهره برداری از معادنی که جواز تأسیس و بهره برداری از وزارتخانه ذی ربط دارند و صاحبان کارخانه ها
گروه دوم
صاحبان مشاغل در گروه دوم باید مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات آنان از ده میلیارد تا سی میلیارد ریال و یا ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی شده قبل از کسر معافیت، از ده تا سی میلیارد ریال باشد.
این گروه وظیفه دارند برای هر سال مالی، مدارک و اسناد مرتبط با معاملات خود مانند استاد درآمدی فروش کالا و سایر درآمدها، خدمات و به طور کلی اسناد تمام هزینه های انجام شده را به صورت جداگانه و به ترتیب تاریخ به صورت ماهانه مطابق با فرم ارائه شده توسط سازمان امور مالیاتی ارائه دهند.
گروه سوم
مشاغلی که جز گروه اول و دوم نیستند، جزء گروه سوم قرار می‌گیرند. صاحبان این مشاغل موظفند که برای هر سال مالیاتی، کلیه اسناد و مدارک مرتبط با معاملات خود را که شامل فروش یا خدمات میشوند طبق فرم ارائه شده توسط سازمان امور مالیاتی ارائه دهند.
موارد رد دفاتر قانونی کدامند؟
پس از تنظیم دفاتر قانونی و ارائه این دفاتر به اداره امور مالیاتی، برخی موارد هستند که می‌توانند موجبات رد دفاتر قانونی را سبب شوند.
به طور کلی رد دفاتر قانونی مودیان مالیاتی میتواند به دلایل گوناگونی صورت گیرد مثل مخدوش شدن محتویات دفتر، پاره شدن آن، ناخوانا بودن رویدادهای مالی، رعایت نکردن تقدم و تاخر در ثبت رویدادهای مالی و … . در ادامه به چند نمونه از مهم ترین موارد اشاره خواهیم کرد.
– عدم ثبت فعالیت های مالی و پولی: در صورتی که یک یا چند مورد از فعالیت های مالی و پولی در شرکت را ثبت نکنید، این مسئله باعث رد دفاتر قانونی خواهد شد.
– گم شدن یک یا چندین برگ از دفاتر پلمپ شده: اگر شما دفتر قانونی پلمپ شده را با تعداد برگ های مشخصی دریافت کرده باشید و یک یا چند برگ از آن گم یا پاره شده باشند، این هم موجب رد دفاتر قانونی خواهد شد.
– عدم ثبت رویدادهای مالی: در صورتی که رویدادهای مالی به ترتیب وقوع ثبت نشده باشند و یا تقدم و تأخر آنها رعایت نشده باشد، این کار می کند با رد دفاتر قانونی همراه باشد.
– تراشیده یا مخدوش شدن دفاتر: طبق آیین نامه های نحوه تنظیم دفاتر قانونی، اگر صفحات پلمپ شده به هر دلیلی به منظور سوء استفاده کردن از مندرجان مخدوش شوند، مصداق عدم پذیرش دفاتر خواهند شد.
– مخدوش کردن مندرجات با جوهر: در صورتی که مودی با ابزاری نظیر جوهر، از مندرجات دفاتر سوء استفاده نماید یا آنها را تغییر دهد، این نیز می‌توانند موجبات رد دفاتر قانونی را رقم بزند.
– عدم ارائه روش کار با اتوماسیون حسابداری به سازمان امور مالیاتی: در صورتی که مودیان، نحوه کار با اتوماسیون حسابداری یا نرم افزارهای مربوطه را در اختیار کارشناسان سازمان امور مالیاتی قرار دهند و او از سیستم های الکترونیکی بهره برده باشد این امر میتواند موجبات عدم پذیرش دفاتر را فراهم کند.
جمع بندی
هرگونه نهاد یا سازمانی که موظف به پرداخت مالیات است باید حتما تنظیم دفاتر قانونی را ترتیب داده و تحویل اداره مالیات دهد. در صورتی که تنظیم دفاتر قانونی با قوانین موجود همخوانی داشته باشد، محاسبه مالیات به صورت خود اظهاری میباشد.
همچنین بخوانید : اصول حسابداری
اما اگر ضوابط و مقررات تعیین شده در رابطه با تنظیم دفاتر قانونی رعایت نشوند، مالیات به صورت علی الراس محاسبه خواهد شد.
علاوه بر موارد فوق، لازم به ذکر است که عدم ارائه دفاتر قانونی باعث جریمه بیست درصدی مالیات دهنده میشود اما اگر بنا به دلایلی که در بالا ذکر شدند، دفاتر قانونی رد شوند، این جریمه معادل ده درصد خواهد بود.
پس مودیان باید نهایت دقت را در ثبت دفتر روزنامه، دفتر کل و به طور کلی دفاتر قانونی به عمل آورند تا دچار چنین مشکلاتی نشوند. آنها می‌توانند برای اطلاع از جزئیات کار و وظایفی که باید در این خصوص انجام دهند با موسسات خدمات حسابرسی و حسابداری معتبر مشورت نمایند تا جریمه ای برای آنان لحاظ نگردد.
