فاکتور رسمی چیست؟ ۱۰ نکته مهم درمورد استفاده از فاکتور رسمی

فاکتور رسمی به هر فاکتوری که نوشته شده باشد اطلاق می‌شود. درواقع تأییدیه مالیاتی همان امضایی است که بین معامله‌کنندگان اتفاق می‌افتد. در این فاکتور مشخصات محصول، تاریخ خرید و قیمت آن یادداشت می‌شود. تقریبا از فاکتور رسمی در همه صنف‌ها استفاده می‌شود و در تمام معاملات این فاکتور وجود دارد. در ادامه توضیحات بیشتری در رابطه با فاکتور‌های رسمی، نکات مهم در رابطه با فاکتور، نوشتن آن و بسیاری از موارد دیگر خواهیم پرداخت.

همه چیز درباره فاکتور رسمی

تعریف فاکتور رسمی یکی از ساده‌ترین تعاریف است. یکی از نکات مهم در این زمینه یعنی در زمینه تنظیم فاکتور این است که حتماً باید قوانین وزارت امور اقتصاد در آن در نظر گرفته شده باشد. این صورت‌حساب تایید شده از طرف وزارت دارایی در ماده ۱۹ قانون مالیات بر ارزش افزوده آمده است.

در اکثر معاملات و خریدوفروش‌ها درخواست ارائه فاکتور امری بدیهی است. این موضوع با توجه به تولید دستگاه‌ها چاپ و مکانیزه شدن این فرآیند، افزایش یافته است و نرم افزار حسابداری به صدور فاکتور کمک می‌کنند. این نرم افزارها کمک می‌کنند تا بتوان فاکتورها را به اشکال گوناگون و مناسب با هر شغل و حرفه‌ای طراحی نمود. چاپ این کاغذها کار بسیار ساده‌ای است و اصلاً باعث تلف شدن وقت افراد نمی‌شود.

فاکتور رسمی و مورد تایید دارایی

هر سندی که تحت عنوان فاکتور در یک معامله از طرف فروشنده به خریدار به وسیله مهر یا امضا تحویل داده شده است و سندهای آن به وسیله طرفین به امور دارایی ارائه گردد رسمی است و برای هر دو طرف ایجاد حق می‌نماید. پس رسمی شدن یک فاکتور بستگی به پذیرش سازمان امور مالیاتی دارد.

مشخصات ظاهری فاکتور رسمی

نوع کاغذ فاکتور اصلاً چیز مهمی نیست و می‎‌تواند بر اساس سلیقه شخص تغییر کند. برای مثال کاغذ ۸۰ گرمی برای استفاده در پرینتر، یا کاغذ ۶۰ گرمی برای نوشتن دستی یا استفاده از کاربن، یا کاغذ کاربن لس می‌تواند پیشنهاد شود.

انتخاب تعداد برگ‌های فاکتور نیز به سلیقه افراد بستگی دارد. فاکتور می‌تواند دو برگی یا سه برگی باشد. اندازه کاغذ نیز بنا به انتخاب افراد متغیر است. به طور معمول اغلب از کاغذ A4 استفاده می‌کنند.

تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی چیست؟

فاکتور رسمی همان‌طور که پیش‌تر اشاره شد دارای فرمت خاصی است و با استانداردهای‌ دارایی هم‌خوانی دارد. در صورتی که فاکتور غیر رسمی و صرفاً جهت اطلاع خریدار باشد، اصولاً استانداردهای لازم را ندارد. برای مثال فکتورهای فروشگاهی از انواع فاکتورهای غیر رسمی محسوب می‌شوند. از دیگر فاکتورهای غیر رسمی می‌توان به فاکتورهای شخصی، انبار و … اشاره کرد.

در چه کسب و کارهایی فاکتور رسمی اهمیت دارد؟

با استفاده از فاکتورهای رسمی سازمان امور مالیاتی کشور می‌تواند به راحتی فعالیت‌های اقتصادی کسب و کارهای مختلف را پیگیری کند. در این راستا با اجرای طرح جامع مالیاتی توسط سازمان امور مالیاتی کشور علاوه‌بر صاحبان اشخاص حقوقی، بازاریابان هم مشمول دریافت شماره اقتصادی هستند. بنگاه‌هایی که گواهی ارزش افزوده را در دست دارند حتما باید فاکتور رسمی ارائه دهند.

این بنگاه‌ها می‌توانند بنگاه‌های کوچک یا بزرگ باشند. در هر صورت در راستای پرداخت مشتریان خود موظف هستند که فاکتور رسمی مطابق با استانداردهای دارایی صادر کنند. مطاق با ماده ۱۴۸ قانون مالیات‌های مستقیم تمامی هزینه‌هایی که در حد متعارف دارای اسناد و مدارک باشد، مود تایید سازمان امور مالیاتی است. اگر که در ازای هزینه معامله شده فاکتور رسمی صادر نشود مشمول جریمه می‌گردد.

چاپ فاکتور رسمی

یکی از اصلی‌ترین شاخص‌های چاپ فاکتور رسمی، چاپ شماره سریال آن است. که در نمونه‌های چاپی فاکتور باید به رنگ قرمز باشد که این امر مستلزم صرف هزینه زیادی است. البته در فاکتورهای دست نوشته امکان خطای زیادی وجود دارد.

یکی از بهترین راه‌کارها استفاده از نرم‌افزار خریدوفروش است که علاوه‌بر امکان دسترسی به گزارشات خریدوفروش امکان چاپ فاکتور رسمی را دارد و مورد تایید اداره مالیات است. می‌توان جهت صدور فاکتور از نرم افزار اکسل نیز استفاده نمود؛ اما این نرم افزار مورد تأیید اداره دارایی نیست چرا که امکان ثابت‌کردن سریالی بودن فاکتور رسمی وجود ندارد.

لازم به ذکر است که در صورتی که هزینه‌ها کم و ناچیز باشد و امکان دریافت فاکتور رسمی از فروشنده بابت آن مبلغ نباشد، می‌توان آن هزینه را زیر مجموعه تنخواه قرار داد.

آیا همه کسب و کارها می‌توانند فاکتور رسمی داشته باشند؟

خیلی از افراد فکر می‌کنند که فاکتور رسمی تنها برای واحدهای تجاری خیلی بزرگ است و یا شرکت‌های عظیمی که صدها کارمند دارد و خریدوفروش‌های میلیاردی انجام می‌دهند از این فاکتور استفاده می‌کنند؛ اما حقیقت این است که تمام کسب و کارها برای ایجاد شفافیت در فعالیت‌های افتصادی که انجام می‌دهند باید از فاکتور رسمی استفاده کنند. در واقع همه مشتریان در مقابل وجهی که دریافت می‌کنند حق دریافت فاکتور رسمی را دارند.

ویژی‌های فاکتورهای رسمی مورد تایید

همانطور که پیش‌تر گفتیم فاکتورها باید با توجه به قوانین صادر گردد که در ادامه این قوانین را به صورت خلاصه توضیح خواهیم داد.

• شماره سریال: مهم‌ترین ویژگی فاکتورهای رسمی تایید شده نوع چاپ شماره سریال آن‌ها است . شماره سریال فاکتورهای رسمی باید به‌صورت برجسته و با رنگ قرمز چاپ شود.
• اطلاعات خریدار و فروشنده: کالا و خدماتی که ارائه شده باید با اعلام تعداد و قیمت توضیح داده شوند، تخفیف‌ها نیز اعمال و نشان داده شود.
• امضاء و مهر: در نهایت آخرین ویژگی عدم وجود خط‌خوردگی در فاکتور و وجود مهر و امضاء در آن است.

نتیجه گیری

بهتر است تمامی شغل‌های رسمی و حتی غیر رسمی از فاکتوهای رسمی استفاده کنند. در این صورت خریدار و فروشنده در صورت هر گونه مشکل در فاکتورهای چاپ به سرعت می‌توانند به آن پی ببرند. در این مقاله از شبکه دانش فراپیام به فاکتور رسمی، انواع فاکتور و بسیار از موار دیگر اشاره کردیم که حتماً در زمان ثبت و نوشتن فاکتور رسمی به کارتان می‌آید.

نویسنده: احسان مهدیزاده