یک بنگاه اقتصادی برای بررسی نتیجه فعالیت خود، نیاز به نتیجه‌ای از گزارش مالی دارد. فعالیت مالی یک بنگاه به طور کلی به درآمد و هزینه تقسیم می‌شود که حساب‌های جزئی آن «حساب تفصیلی» نام دارد. در ادامه اطلاعاتی در اختیارتان قرار خواهد گرفت تا بیشتر با این موضوع آشنا شوید.
امروزه حسابداری به شکل نرم‌افزاری مرسوم شده است و حساب تفصیلی در نرم‌افزارها به طور دقیق تعریف‌شده‌اند. دقت داشته باشید که برای ثبت فعالیت‌های اقتصادی یک بنگاه از علم حسابداری استفاده می‌شود. در علم حسابداری رویدادهای مالی مربوط به بنگاه، ثبت و بر اساس آن‌ها گزارش تهیه می‌شود. سپس گزارش آماده شده برای نمایش نتیجه به مدیران مربوطه ارائه داده می‌شود تا در جریان فعالیت اقتصادی بنگاه خود قرار گیرند.
برای ثبت و تهیه گزارش دقیق نیاز به ثبت فعالیت‌ها به صورت جزئی است. این موضوع حتی برای افرادی که با این علم آشنایی ندارند نیز قابل‌درک خواهد بود. دقت داشته باشید که دسته‌بندی حساب‌ها به صورت کلی شامل حساب کل و حساب‌ها به صورت جزئی که شامل حساب تفصیلی می‌شود، است.
تعریف حساب (کل، معین و تفصیلی)
قبل از این که وارد تعریف و توضیح حساب تفصیلی شویم، لازم است با مفهومی از حساب‌های کل و حساب‌های معین آشنا شوید؛ زیرا حساب تفصیلی زیر گروهی از حساب کل و حساب معین به حساب می‌آید.
حساب کل چیست؟
سر فصل حساب‌های کل از طرف مراجعی مانند سازمان حسابرسی، سازمان حسابداری، سازمان امور مالیاتی کشور و جوامع حسابداری دیگر معرفی می‌شود. به طور کلی حساب کل جزو سرفصل‌های استاندارد حسابداری است که به صورت کامل وضعیت حساب یک شرکت را نشان می‌دهد و مدیران شرکت توسط این گزارش‌ها از روند فعالیت شرکت، آگاه می‌شوند.
وقتی کسب‌وکاری به وجود می‌آید، حتما در آن مبلغ درآمد، هزینه، سود و زیان مطرح می‌شود و برای این که بدانید کسب‌وکار شما در یک زمان مشخص، سود مورد نظر را به دست آورده یا نه باید در بازه‌های زمانی مختلف میزان درآمد و هزینه خود را بررسی کنید؛ بنابراین هر یک از فعالیت‌های خود را در گروه‌های مخصوص دسته‌بندی نمایید که به طور کلی حساب‌ها شامل دارایی، بدهی، درآمد و هزینه می‌شوند که به آن‌ها حساب‌های کل گفته می‌شود.
اطلاعات حاصل از این حساب‌ها مانند نامشان «حساب کل» بسیار کلی هستند و نیاز به توضیحات بیشتر دارند؛ بنابراین برای توضیحات بیشتر حساب کل از حساب کمکی استفاده می‌شود که توضیح مختصری را ارائه می‌دهد. به این نوع «حساب معین» گفته می‌شود.
در اصل وظیفه حساب معین جزئی‌تر نشان دادن فعالیت‌های بنگاه اقتصادی است و از مثال‌های حساب معین می‌توان حساب تنخواه گردان یا حساب صندوق را نام برد که مربوط به موجودی نقدی است. بعد از حساب معین، حسابی که جزئی‌تر است و توضیحات و اطلاعات بیشتر را در اختیار مخاطب قرار می‌دهد «حساب تفصیلی» می‌نامند.
حساب معین چیست؟
همان‌طور که گفته شد، حساب معین به عنوان زیر گروهی از حساب کل شناخته می‌شود. به طوری که حساب کل از حساب معین شناخته می‌شود.
همان‌طور که متوجه شدید، در حساب کل نمی‌توان به صورت جزئی گزارشی آماده کرد و ارائه داد. به همین علت، حساب کل نیاز به حساب جزئی‌تری به نام «حساب معین» دارد تا بتواند گزارش‌های دقیق‌تر و جزئی‌تری را ارائه دهد؛ باید متذکر شد که کلمه معین خود یک لغت عربی به نظر می‌رسد که به معنای کمک رساننده است. همچنین عموما گزارش‌های حساب‌های معین از حسابدار به افراد درون سازمان ارائه می‌شوند؛ چرا که افراد درون‌سازمانی به گزارش‌های جزئی‌تر احتیاج دارند تا گزارش‌های کلی.
حساب تفصیلی چیست؟
حساب تفصیلی زیرگروهی از حساب‌های معین به حساب می‌آید؛ یعنی زمانی که حساب‌ها به صورت کامل با حساب معین مشخص نشده باشند، از حساب تفصیلی استفاده می‌شود و همان‌طور که می‌دانید حساب تفصیلی در زبان عربی به معنای تشریح کردن و شرح دادن است؛ بنابراین اگر در حسابداری بخواهیم حسابی را شرح دهیم، از حساب تفصیلی استفاده می‌کنیم.
همچنین بخوانید : اصول حسابداری چیست؟
به طور مثال در حساب تفصیلی تمام طلب‌های شرکت را در حساب‌های دریافتنی نشان داده می‌شود. به طوری که در حساب معین مقدار بدهی و در حساب تفصیلی، نام شرکت‌ها به عنوان بدهکار می‌آید.
در مثالی دیگر می‌توان به حساب‌های بانکی اشاره کرد که حساب موجودی نقدی به عنوان حساب کل در سرفصل‌ها، حساب بانک‌ها به عنوان حساب معین مشخص می‌شود و اگر بین چند حساب بانکی یکی مورد نظر باشد، به عنوان حساب تفصیلی در نرم‌افزار در نظر گرفته می‌شود.
برای مثال موجودی نقدی بانک (حساب کل)، گروه بانک (حساب معین)، نام بانک سپه (حساب تفصیلی) را می‌توان مورد اشاره قرار داد.
حساب‌های تفصیلی به دو قسمت حساب‌های تفصیلی سطحی و حساب‌های تفصیلی شناور تقسیم می‌شوند. طبق مثال بالا نام شعبه بانک که به عنوان حساب تفصیلی نام برده شد، ممکن است خریدوفروش‌های روزانه از حساب‌های مختلف یک بانک انجام شود.
به طور مثال مدیران شرکت با چند نوع حساب بانکی کار می‌کنند. یا برای مثال حساب جاری که به عنوان حساب تفصیلی سطح یک محسوب می‌شود و اگر کار با چند حساب جاری در یک بانک باشد، به عنوان حساب تفصیلی سطح دو محسوب می‌شود. حساب‌های تفصیلی چند سطحی به معنای طبقه‌بندی کردن یا ریز کردن است.
نکته: در نرم افزار حسابداری شرکتی به حساب‌های تفصیلی نیاز است، اما در حسابداری دستی تنها به حساب معین احتیاج خواهد بود.
حساب تفصیلی چند سطحی
پیش‌تر خواندیم حساب‌ها به دسته‌هایی چون حساب کل، حساب معین، حساب تفصیلی تقسیم‌بندی می‌شوند. حالا اگر ما گزارشی جزئی‌تر از حساب تفصیلی بخواهیم می‌توانیم، حساب تفصیلی را به دو قسمت تفصیلی سطحی و حساب‌های تفصیلی شناور تقسیم کنیم.
حساب‌های تفصیلی می‌توانند به طور مثال حساب جاری بانک سپه باشند که در اینجا حساب پس‌انداز بانک سپه، خود حساب تفصیلی است؛ اما به عنوان نوع سطح یک حساب تفصیلی معرفی شده.
به طور دقیق‌تر موجودی بانک به عنوان حساب کل، حساب بانک‌ها به عنوان حساب معین، حساب بانک سپه به عنوان حساب تفصیلی و حساب جاری بانک سپه به عنوان حساب تفصیلی سطح یک یا تفصیلی نوع یک به حساب می‌آید و همین‌طور حساب جاری بانک سپه به شماره دوازده به عنوان حساب تفصیلی سطح دو شناخته می‌شود.
این تعاریف در رابطه با کالاهایی که در شرکت‌ها به فروش می‌رسند نیز بسیار کاربرد دارند؛ یعنی کالاهایی که تنوع زیادی دارند و در مدل‌ها، رنگ‌های و انواع مختلف تولید و فروخته می‌شوند. در این‌گونه شرکت‌ها نیاز به استفاده دقیق از حساب‌های تفصیلی چند سطحی است.
به طور مثال یک کالای برقی که انواع و اقسام رنگ‌ها و مدل‌ها را دارد، باید توسط حساب‌های تفصیلی چند سطحی طبقه‌بندی و نمایش داده شود. به طور کلی حساب‌های تفصیلی برای جزئی کردن گزارش‌ها و کمک به مدیران برای سیاست‌های آتی شرکت کاربرد زیادی دارند.
حساب‌های تفصیلی شناور
در بعضی از نرم‌افزارها این قابلیت وجود دارد که حساب‌های تفصیلی شناور «به صورت شناور» با حساب‌های معین در ارتباط باشند. همچنین می‌توان از طریق حساب‌های معین به آن‌ها دست پیدا کرد. به طوری که وقتی ما یک حساب تفصیلی شناور داشته باشیم، می‌توانیم آن را به حساب‌های معین مختلفی مرتبط کنیم.
همین‌طور حساب‌های تفصیلی شناور، به حساب‌هایی گفته می‌شوند که می‌توان آن‌ها را به چند حساب معین نسبت داد. به طور مثال شخصی به نام آقای الف به عنوان سرفصل حساب تفصیلی تعریف شده است که این آقا می‌تواند از فروشنده‌ها، مشتری‌ها، بدهکاران و یا بستانکاران و یا در سمت‌های مختلف باشد. به صورت کلی برای ثبت‌اسناد حسابداری، ابتدا عنوان حساب کلی بعد حساب معین و در نهایت حساب تفصیلی نوشته می‌شود.
حساب‌های تفصیلی واحد
در این روش، هر حساب تفصیلی به طور مستقل تعریف می‌شود. دقت داشته باشید که سند حسابداری سطح معین و تفصیلی جدا از هم ثبت می‌شوند که در این روش در کل، سیستم برای هر حساب تفصیلی، یک عدد واحد را در نظر می‌گیرد. به همین دلیل است که به آن «حساب تفصیلی واحد» گفته می‌شود.
پیش‌تر در مقاله توضیحاتی را درباره‌ی حساب واحد در اختیارتان قرار دادیم و چون‌که این حساب تفصیلی می‌تواند با چند حساب معین در ارتباط باشد، به آن حساب تفصیلی شناور گفته می‌شود. در این روش دیگر نیازی نیست برای گردش حساب چند کد با همان نام داشته باشیم.
کاربرد حساب‌های تفصیلی
نمایش دقیق مشخصات اشخاص و نوع ارتباط مالی آن‌ها با شرکت در حساب‌های تفصیلی مورد استفاده قرار می‌گیرد. به طور مثال با ایجاد ارتباط بین حساب‌های دریافتنی تجاری و حساب‌های تفصیلی که به نام «آقای مجید فرامرزی» ثبت شده است، ماهیت حساب این آقا بدهکار و نوع ارتباط مالی آن با شرکت به عنوان مشتری و خریدار محصولات یا خدمات شرکت تعیین و ثبت می‌شود.
از کاربردهای دیگر حساب‌های تفصیلی، می‌توان به مشخص نمودن جزئیات بیشتر گروه حساب‌ها، حساب‌های کل، معین و جز (معین در معین) اشاره کرد.
حساب‌ها در نرم‌افزار حسابداری
در نرم افزار حسابداری هر حساب دارای یک کد مخصوص است که حساب‌های تفصیلی هم تابع این قواعد هستند. معمولا حساب‌های تفصیلی در حساب‌ها رده سوم قرار دارند و کد تعریف‌کننده آن‌ها دارای سه رقم است. البته دقت داشته باشید که از ارقام بزرگ‌تری نیز می‌توان استفاده کرد. در نرم‌افزارهای حسابداری هر سرفصل دارای عنوان تفصیلی مربوط به خود است که باید با فرم مخصوص به خودش باز شود.
در نرم‌افزار حسابداری برای تعیین عنوان سرفصل مشخص شده در حساب تفصیلی، باید فرم مربوط به حساب تفصیلی باز شود و روی حساب جدید کلیک شود و اگر از قبل حساب‌ها، در داده‌های نرم‌افزار تکمیل نشده باشند، می‌توان مشخصات را به صورت دستی وارد و پس از تکمیل بر روی مجموعه ثبت شده کلیک کرد.
در ادامه حساب مورد نظرتان را انتخاب کنید. از مزیت‌های نرم‌افزار حسابداری، می‌توان به سرعت و دقت بالای ثبت گزارش‌های مالی اشاره کرد. به طوری که می‌توان نام تمام مشتری‌هایی که به آن‌ها کالا یا خدماتی ارائه شده را در بخش‌های داده نرم‌افزار وارد کرد. این کار تا حد زیادی سرعت ثبت گزارش را افزایش می‌دهد.
به طور کلی همه حساب‌ها در نرم افزار مالی با کدینگ مخصوص نمایش داده می‌شوند، برای این که کامپیوترها زبان حروف را متوجه نمی‌شوند و لازم است که همه حساب‌ها توسط عدد برای کامپیوتر تعریف شوند. کدینگ حساب‌های تفصیلی، با نوع فعالیت شرکت و نوع سیاست مدیران، در ارتباط است که حداقل رقم مورد نیاز برای حساب‌های تفصیلی ۳ و برای سطوح بالاتر ۴، ۵، ۶ و ۷ رقم هم می‌توان استفاده کرد.
کدینگ حساب‌های تفصیلی چند سطحی
بعد از مشخص شدن کدهای حساب‌های تفصیلی و کدینگ شدن حساب‌ها، ممکن است که حساب‌های تفصیلی تنوع زیادی داشته باشند؛ بنابراین حداقل سه رقم برای کدینگ حساب‌های تفصیلی چند سطحی مورد نیاز است.
یکی از بخش‌های مهم حسابداری، کدینگ حساب‌های تفصیلی است. کدینگ حساب‌های تفصیلی در نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین استفاده می‌شود و تمامی حساب‌ها در نرم‌افزار نیازمند کدینگ هستند و همواره چیدمان کدینگ ها به عنوان مهم‌ترین بخش از حسابداری محسوب می‌شود. برای ایجاد گزارش‌های مختلف و متنوع باید به نحوه‌ی چینش سطوح حساب‌ها دقت شود.
نکته
در شرکت‌ها تعداد زیادی حساب تفصیلی وجود دارد که معمولا شامل نام مشتریان، فروشندگان، پرسنل و دیگر اسامی می‌شود و هر یک از این افراد دارای حساب‌های خاصی هستند. از همین جهت بهتر است ابتدا گروه حساب‌های تفصیلی ایجاد شود و گروه‌های تفصیلی را با سرفصل‌های حسابداری مرتبط کنیم و سپس آن اشخاص را در گروه‌های مربوطه به ثبت برسانیم.
البته انجام این اعمال به شرط آن است که امکان ایجاد گروه تفصیلی در نرم‌افزار وجود داشته باشد. انواع گروه‌های تفصیلی که می‌توان در نرم‌افزار ایجاد کرد، عبارت‌اند از حساب‌های بانکی، خریداران، فروشندگان، پرسنل و سایر سمت‌ها.
کدینگ حساب‌های تفصیلی شناور
حساب‌های تفصیلی شناور، به خاطر این که قرار است با حساب‌های معین مرتبط شوند، معمولا کدهای آن‌ها به صورت سه رقمی و در بعضی موارد چهار رقمی مورد استفاده قرار می‌گیرند. به طور کلی اگر بخواهیم هر حساب تفصیلی تا ۹۹۹ بار اجازه ورود اطلاعات داشته باشد، از کدهای سه رقمی و اگر بخواهیم تا ۱۰۰۰۰ یا به عبارتی ۹۹۹۹ بار حساب تفصیلی را گسترش دهیم، از ۴ رقم برای کدینگ حساب‌ها استفاده می‌کنیم.
دفتر کل معین و تفصیلی چیست؟
پیش‌تر به معرفی حساب‌های تفصیلی پرداختیم و همان‌طور که گفته شد حساب تفصیلی زیرمجموعه‌ای از حساب معین است و در صورت نیازهای گفته شده از حساب‌های جزئی‌تر تفصیلی استفاده می‌شود که این در نرم‌افزارهای حسابداری مورد نیاز خواهد بود.
دفتر کل معین و دفتر کل تفصیلی چیست؟ خلاصه‌شده‌ی اطلاعاتی از حساب‌های یک رویداد مالی، در یک واحد اقتصادی است که به آن «دفتر کل» می‌گویند.
حسابدار در این روش رویدادهای مالی را در دفتر روزنامه ثبت و مبلغ بدهکاران و بستانکاران آن رویداد را در جداول مخصوص ثبت می‌کند. این کار برای زمانی است که حسابدار می‌خواهد حساب‌های دفتر کل را از دفتر معین جداسازی کند.
از دفتر معین وقتی نیاز به تهیه‌ی اطلاعات جزئی و تفصیلی است، استفاده می‌شود؛ مانند دفتر معین بدهکاران و دفتر معین بانک‌ها. همین‌طور در دفتر حساب‌های تفصیلی آیتم‌های اسناد حسابداری جدا از یکدیگر هم نمایش داده می‌شوند.
خلاصه
حساب‌های تفصیلی بر اساس فعالیت هر بنگاه به صورت جداگانه تعریف می‌شوند و هر چه در نرم‌افزار اطلاعات بیشتری ثبت شود، نتیجه‌ی کامل‌تری در خروجی وجود دارد. به طوری که هر مقدار اطلاعات جزئی‌تری وارد نرم‌افزار شود، گزارش قوی‌تر و جامع‌تری در اختیار حسابدار و مدیران شرکت قرار می‌گیرد. گزارش حسابداری به صورت دقیق و کامل، مدیران شرکت را در جریان میزان سود و زیان و درآمد قرار می‌دهد.
از این طریق مدیران شرکت می‌توانند هزینه‌های اضافی را شناسایی و کم کنند تا درآمدشان افزایش پیدا کند و در نهایت به سود بیشتری نسبت به یک دوره مالی گذشته برسند.
به طور کلی هدف حسابداری در بنگاه‌های اقتصادی، ارائه گزارش در جهت تصمیم‌گیری مدیران شرکت و نحوه ادامه فعالیت آن‌ها است و تعریف گفته شده از حساب‌های تفصیلی در ارائه گزارش‌های هدفمند بسیار موثر خواهد بود.
بیشتر بخوانید :
ممنون ازاطلاعاتی که دراختیارمون گذاشتین . خیلی خوب بود .
ممنون از همراهی شما، خوشحالیم که برایتان مفید بود