مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) چیست؟
مدیریت فرایند کسبوکار که به طور خلاصه با نام مخفف BPM شناخته می‌شود به شما کمک خواهد کرد تا ضمن تسریع در انجام فرایندها موفق به افزایش بهره‌وری در بیزینس خود شوید. ما در این مقاله از شبکه دانش فراپیام قصد داریم تا شما را با این اصطلاح آشنا کنیم و مزایای بهره بردن از این روش در شرکت‌های تولیدی و تجاری را با در نظر گرفتن اجزای پروسه‌های مختلف در حال اجرا در این شرکت‌ها مورد بحث قرار دهیم. اما قبل از صحبت‌کردن در مورد مدیریت فرایندها لازم است بدانید که یک فرایند چیست؟ و چه اجزایی دارد؟
فرایند چیست؟
ضرورت تسریع انجام فرایندها و بهینه‌کردن پروسه‌ها در کسب‌وکارها باعث شده است تا بسیاری به فکر مدیریت هر چه بهتر پروسه‌های در حال اجرا در شرکت یا حوزه کاری خود در عرصه‌های تولیدی و اقتصادی باشند. فرایند، کلمه‌ای فارسی است که گاهی کلمه معادل آن که پروسه است در متون مختلف استفاده می‌شود و ممکن است که شما برای بارها آن را شنیده باشید.
اما پروسه کلمه‌ای با منشا خارجی است که در زبان انگلیسی با عبارت Process بیان می‌شود. برای موفقیت در هر کاری نیاز است تا شما با مفهوم فرایند آشنا باشید. پس از آن باید در قدم بعدی فرایندهای در حال اجرا در شرکت خود را شناسایی کرده و سعی در بهینه‌کردن آن داشته باشید.
در این جا است که مدیریت فرایند کسبوکار به کمک شما میاید تا با شناسایی فرایندها در مرحله بعد موفق به بهینه‌کردن این فرایندها و پروسه‌های در حال اجرا در شرکت خود شوید.
شاید این کلمه حتی نیازی به تعریف نداشته باشند و شما هم مانند بسیاری به خوبی با مفهوم آن‌ها آشنا باشید. اما به طور حتم اجزای یک فرایند اهمیت زیادی دارد و برای موفقیت در مدیریت باید در ابتدا اجزای آن را با تقسیم‌بندی مناسب شناسایی نمود.
اجزای یک فرایند چیست؟
پروسه‌هایی که در شرکت‌های مختلف در حال اجرا هستند با هم تفاوت‌های زیادی در میزان پیچیدگی و زمان مورد نیاز برای اجرای خود دارند. ما در انتهای متن خواهیم گفته که فرایندها دارای تنوع بسیار بالایی هستند و برای همین دسته‌بندی آن‌ها ضروری به نظر می‌رسد؛ زیرا هر فرایندی دارای اجزای خاص خود است.
به طور کلی هر فرایندی چه ساده باشد و چه پیچیده دارای یک ورودی و یا چندین ورودی خواهد بود. برای همین ورودی‌ها یکی از اجزای اصلی هستند که در هر فرایندی در مرحله اول حاضر مورد نیاز بوده و بدون آن‌ها هیچ پروسه‌ای آغاز نخواهد شد.
همچنین بخوانید : نرم افزار تحت وب چیست؟
از سوی دیگر بسیار روشن است که باید انتظار داشت که هر فرایند دارای خروجی و یا خروجی‌هایی باشد که نیازی به توضیح بیشتر ندارد و با توجه به مطالب گفته شده تا این جا دو بخش اصلی هر فرایند برای شما روشن شده است.
مدیریت منابع در کسب و کار
در هر فرایند علاوه‌بر ورودی و خروجی ما در موارد زیادی ممکن است نیاز داشته باشیم تا از منابع مختلفی برای تکمیل فرایند خود استفاده کنیم.این منابع جدای از ورودی‌های فرایند هستند. به‌عنوان مثال خط تولید یک محصول را در نظر بگیرید که دارای ورودی و خروجی‌هایی است.
برای این که ورودی‌ها در این خط تولید بتوانند با توجه به محصول مورد نیاز در خروجی تغییر یافته و محصول نهایی را به دست ما بدهند، ما باید از منابعی مانند انرژی الکتریکی و یا همان برق شهر و یا سوخت‌هایی مانند گاز یا گازوئیل استفاده کنیم تا انرژی مورد نیاز برای ایجاد این تغییرات را فراهم کنیم.
بهینه‌سازی مصرف این سوخت‌ها و انرژی در هر پروسه‌ای نیاز به مدیریت صحیح دارد و برای همین است که به طور حتم منابع مورد استفاده در هر فرایندی را باید جزئی از آن فرایند دانست که در زمان مدیریت فرایند کسبوکار باید به طور جدی مورد توجه قرار گیرد تا شاهد بازده حداکثری در بهبود عملکرد خود در کسب‌وکارمان باشیم.
نیاز به مدیریت فعالیت‌ها
برای تکمیل هر فرایندی نیاز است تا فعالیت‌هایی در روند پروسه‌ها صورت پذیرد. این فعالیت‌ها با استفاده از منابع موجود برروی ورودی‌ها انجام خواهد شد تا بتوان به خروجی مطلوب یا محصول نهایی دست یافت. مدیریت فعالیت‌ها در هر کسب‌وکاری باید به گونه‌ای باشد که بازده آن تمام فعالیت‌های انجام شده در هر پروسه‌ای را افزایش داده و ما شاهد تسریع در روند انجام امور در هر شرکتی باشیم.
در این جا دوباره به‌عنوان مثال می‌توان خط تولید یک محصول را در یک کارخانه تولیدی مثال زد. در صورتی که مدیریت کارخانه بتواند با مدیریت همه فعالیت‌ها موفق به افزایش بهره‌وری در نیروی انسانی و منابع دیگر شود، به طور حتم موفق خواهد شد تا کارها را با سرعت بیشتری پیش ببرد و خروجی بیشتری در زمان کمتری به‌دست آورد.
به‌عنوان مثال دیگر، اگر مواد اولیه که همان ورودی‌های کارخانه هستند در انبار به درستی قرار داده شوند و محل انبار در جایی باشد که با کمترین هزینه بتوان مواد اولیه را در زمان نیاز به خط تولید آورد، می‌توان امید داشت که خروجی در خط تولید با هزینه کمتر و در زمان کمتری آماده تحویل به مشتری شود.
امروزه برای بسیاری از صاحبان مشاغل روشن است که این یکی از وظایف نرم‌افزارها و روش‌های مدیریت فرایند کسبوکار است که ورودی‌ها را با بیشترین بازده و کمترین استفاده از منابع به خروجی مطلوب تبدیل کند.
توجه داشته باشید که کاهش هزینه‌ها تنها مزیت استفاده از مدیریت فرایند کسبوکار نیست و با استفاده از روش‌های نوین برای مدیریت کارتان می‌توانید شاهد افزایش درآمد خود با توجه به نحوه مدیریت خود و میزان بهره‌مندی از دانش‌ها و نرم‌افزارهای به‌روز دنیا باشید.
اهمیت کاهش زمان انجام فرایندها
امروزه رقابت سنگینی بین فعالان اقتصادی در عرصه تولید و تجارت در انواع عرضه کالا و خدمات وجود دارد. هر یک از این فعالان تلاش می‌کند تا هرچه سریع‌تر نیاز مشتری‌های خود را برآورده کند تا بتواند رضایت آن‌ها را جلب کرده و از رقبای خود در صنفی که مشغول به فعالیت است پیشی بگیرد.
مدیریت کسبوکار می‌تواند به ما کمک کند تا زمان انجام فرایندها و پروسه‌ها را در هر زمینه‌ای که فعالیت می‌کنیم کاهش داده و ما را در جذب هر چه بیشتر مردم یاری دهد.
این امر به دنبال خود، بهبود روند اجرای فرایندها را در شرکت تولیدی و یا تجاری شما به همراه خواهد داشت که به نوبه خود باعث پیشی گرفتن شما از رقبا در عرصه فعالیت تجاری شما خواهد شد.
کاهش هزینه‌ها با مدیریت فرایند کسب وکار
به طور حتم کاهش هزینه پروسه‌های در حال اجرا در هر شرکتی برای هر مدیری مهم است. شما با بهره بردن از روش‌های مختلف مدیریت فرایند کسبوکار و یا نرم‌افزارهای BPM می‌توانید با بهینه‌کردن فعالیت‌های اعضای شرکت خود موفق به کاهش هزینه‌های اجرایی در شرکت شوید.
به طور مشابه در خطوط تولید محصولات خود با استفاده از بهینه‌کردن پروسه‌های در حال اجرا در خط تولید، می‌توان با فعالیت کمتری موفق به تولید محصول بیشتری شد که به معنای کاهش هزینه‌های تمام شده در هر خط تولید است.
افزایش کیفیت خروجی
در کنار کاهش هزینه‌ها، ممکن است که حتی با مدیریت هر پروسه‌ای بتوان خروجی یا محصولات با کیفیت بالاتر به‌دست آورد که به طور حتم بر میزان درآمد هر شرکتی بسیار تاثیرگذار خواهد بود. روشن است که کیفیت بالاتر محصولات و یا خدمات ارائه شده توسط هر شرکتی می‌تواند به صاحبان مشاغل کمک کند تا گوی سبقت را از رقبای خود ببرند و موفق به جلب مشتری‌های بیشتری شوند.
تقسیم‌بندی فرایندها
یک نکته مهم که لازم است در این جا مورد اشاره قرار گیرد نیاز به توجه به نوع فرایند نیازمند مدیریت در شرکت یا مجموعه‌ای که متعلق به شما است.
چرا که همه ما میدانیم که پروسه‌های در حال اجرا در هر مجموعه دارای تفاوت‌های زیادی با پروسه‌های در حال اجرا در مجموعه دیگری که در صنف متفاوتی فعالیت می‌کند خواهد بود.
این تفاوت نه تنها در بیرون بلکه در داخل مجموعه نیز وجود دارد. حتی در داخل یک شرکت نیز پروسه‌های بسیاری در حال اجرا هستند. خروجی یک پروسه ممکن است خدمات ارائه شده توسط آن شرکت باشد. خروجی پروسه در یک کارخانه تولیدی نیز محصولات آن کارخانه هستند. هر یک از این پروسه‌ها نیاز به روش مدیریتی متفاوتی دارند. برای همین باید ابتدا به نوع فرایندی که قصد مدیریت آن را دارید توجه کنید.
همچنین بخوانید : اتوماسیون اداری چیست؟
تقسیم‌بندی فرایندها به شما کمک خواهد کرد تا هر چه ساده‌تر موفق به انتخاب روش مدیریتی مناسب برای کنترل آن شوید. خوشبختانه افراد زیادی هستند که با تقسیم‌بندی فرایندها در حال تلاش برای کمک به صاحبان مشاغل برای بهینه‌سازی روش‌های مورد استفاده در هر شرکتی هستند.
این افراد می‌توانند به شما کمک کنند تا نوع فرایند در حال اجرا در شرکت خود را تشخیص دهید و متناسب با آن، روش یا نرم‌افزار مناسب برای مدیریت کسب‌وکارتان را انتخاب کنید.
نتیجه گیری
در پایان به طور خلاصه می‌توان گفت که مدیریت فرایند کسبوکار یکی از راهکارهایی است که می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری در بیزینس شما شود. برای همین ما در این متن سعی کردیم تا به زبان ساده به بیان مفهوم این عبارت پرداخته و اجزای آن را برای شما مورد بررسی قرار دهیم.
به طور حتم برای این که شما از ورودی هر فرایندی به بهترین خروجی‌ها با بیشترین بازده برسید، باید به این مقوله اهمیت بیشتری بدهید. با کمی جستجو خواهید دید که نرم‌افزارها و روش‌های مختلفی با توجه به نوع فرایندهای در حال اجرا در شرکت‌ها برای صاحبان مشاغل عرضه شده است که یافتن یکی از آن‌ها که مناسب بیزینس شما باشد به هیچ وجه کار سختی نخواهد بود. پس بهتر است تا با توجه به نوع فرایند، در آینده نسبت به انتخاب بهترین روش برای مدیریت آن اقدام کنید.
