اشتباهات رایج در حسابداری

زمان مطالعه : 12دقیقه دیدگاهها

اشتباهات رایج در حسابداری

اشتباهات حسابداری

اشتباهات رایج در حسابداری هنوز هم با وجودی که تکنولوژی ­ها و نرم افزارهای جدید، حسابداری را برای مشاغل کوچک تا متوسط آسان نموده­اند، باز وجود دارند.  برخی از این اشتباهات ممکن است که حداقل تأثیرات مالی را در شرکت داشته باشند و از این رو قابل اصلاح هستند. این در حالی است که اشتباهات دیگر جدی­تر بوده و می­توانند با ارائه نادرست سلامت مالی تأثیر قابل توجهی را بر عملکرد شرکت داشته باشند.

 علاوه بر این موارد، اشتباهات حسابداری می­توانند با تأثیرات معکوس، بهره ­وری شرکت را به خطر اندازند، جریان وجود نقد را مسدود کنند، توجه غیر معمول سازمان امور مالیاتی را به خود جلب کنند یا در نهایت به اعتبار فروشندگان، مشتریان و کارکنان آسیب برسانند. در این مقاله قصد داریم چند مورد از رایج ترین اشتباهات حسابداری و نحوه جلوگیری از آنها را مورد بررسی قرار دهیم.

اشتباهات رایج در حسابداری و چگونگی رفع آنها

شاید شما هم در طول سالیانی که با مشتریان زیادی کار کرده ­اید شاهد اشتباهات، ناسازگاری ­ها و عادت­ های بد در سیستم­ های حسابداری و فرآیندهای آن بوده باشید. شما به عنوان یک مدیر عامل یا صاحب شرکت نمی­توانید همیشه در حسابداری تخصص بالایی داشته باشید و باید حداقل با نحوه شناسایی، تشخیص و رفع اشتباهات رایج در این زمینه آشنا باشید:

۱٫ عدم تطبیق به موقع صورت حساب­ های مالی

یکی از اشتباهات رایج در حسابداری عدم تطبیق به موقع صورت حساب­ های مالی است. با تطبیق حساب­ های مالی اساسا شما در حال تأیید این مسئله هستید که تراکنش ­های حساب بانکی، کارت اعتباری، ترازنامه شما با معاملات ذکر شده یا سیستم قابل دریافت حساب­ های شما مطابقت دارد.

در حقیقت، تطبیق حساب­ های ترازنامه، مانند حساب­ های بانکی و کارت اعتباری آن هم حداقل ماهیانه برای موفقیت یک تجارت کوچک حیاتی و ضروری می­باشد. همسان سازی یا تطبیق به موقع عبارت است از فرآیند بررسی دقیق و صحیح موجودی حساب­ های شما.

در واقع این روند به شناسایی مشکلات قبل از کنترل آنها کمک بسیار زیادی می ­نماید. چند مزیت این تطبیق حساب­ها عبارتند از:

  • آگاهی در مورد اینکه چقدر پول نقد و یا اعتبار واقعی در دسترس دارید؛
  • اطمینان از اینکه هیچ گونه فعالیت تقلبی یا فریب­ آمیز وجود ندارد؛
  • دانستن اینکه آیا پرداختی های مشتری برگشت داده شده و یا ارسال نشده است؛

مطابقت دادن حساب ­های قابل پرداخت با پول خارج شده از حساب­ها، شما را از جریان وجوه نقد شرکت آگاه می­کند. یکی از اشتباهات رایج صاحبان مشاغل شلوغ همین است که بسیاری از امور مالی را به تنهایی اداره می­کنند و ممکن است به سرعت به حساب­ های کسب و کار آنلاین خود وارد شوند تا معاملات و مانده ­ها را بررسی کنند.

این بسیار خوب است که بدانید یک شرکت چقدر پول نقد در اختیار دارد اما در نظر داشته باشید که موجودی حساب بانکی شما تنها بخشی از این معادله است و بخش دیگر معادله تطبیق حساب ­های مالی است. در واقع صاحبان مشاغل باید دفتر کل را به طور مداوم با سپرده­ های موجود در بانک مقایسه کنند تا زودتر از موعد خطاها را از بین ببرند.

۲٫ خطاهای وارد کردن داده ­ها

خطاهای انسانی هنگام وارد کردن داده ­ها، یکی از مهمترین دلایل غیر ضروری از دست رفتن پول است. اگرچه نمی‌­توانید از تمامی خطاها هنگام ورود اطلاعات جلوگیری کنید، اما می‌­توانید با تنظیم روش ­هایی این اطمینان را حاصل کنید که ورودی­ ها به موقع شناسایی و اصلاح می‌­شوند. چندین روش برای کمک به از بین بردن این خطاها در زمان وارد کردن داده­ ها عبارتند از:

  • از اضافه بار تیم پرهیز کنید. وارد کردن اطلاعات محدودیت داشته و فرد نمی­تواند تمامی کارها را در یک روز انجام دهد. پس نسبت به اهداف تیم خود واقع بین باشید.
  • کارهای خود را مرور کنید. اینکه شرکت شما بررسی­ های کیفی را انجام می­دهد یا تطبیق حساب­های مالی مکرر، اطمینان حاصل نمایید که فرد دیگری از جمله خود شما حساب­ ها را مجددا کنترل می­کند.
  • به عنوان مالک یا مدیر یک کسب و کار، بیاموزید که چگونه برای بررسی کار وارد سیستم حسابداری شوید و یا با نرم افزار حسابداری کار کنید. می‌­توانید با سوال پرسیدن از تیم خود آنها را تشویق کنید که مجددا کارهای خود را بررسی کنند.
  • تمرین راز موفقیت است. ما غالبا شرک ت­های کوچکی را می­بینیم که یک نفر در آنها کار ده نفر را انجام می­دهد بدون اینکه آموزش زیادی برای این نقش­ ها صرف شود. اما زمانی که نوبت به حسابداری می­رسد، باید شخصی متخصص و آموزش دیده در این حیطه مشغول به کار شود. پس با آموزش تیم خود در مورد روش­های حسابداری، در رفاه مالی شرکت خود سرمایه ­گذاری کنید.
  • یکی از راه حل ­های موثر برای جلوگیری از این اشتباه رایج در حسابداری، اتوماسیون است. اتوماسیون نه تنها سرعت عمل شما را افزایش می­دهد بلکه می­تواند هزینه­ های حسابداری شما را نیز تا حد زیادی کاهش دهد. این امر فرآیندهای دستی را از بین می­برد و مکان­ هایی را که ممکن است در آنجا داده­ های زائد داشته باشید ساده می­کند.
خطاهای رایج در شغل حسابداری

۳٫ عدم ارائه اسناد یا مدارک

اگر شما موفق نشوید که برخی از هزینه­ های تجاری را ثبت کنید، شرکت شما می­‌توانید کسر مالیات ارزشمند را از دست بدهد. سازمان امور مالیاتی موارد مرتبط با هزینه­ ها را معتبر نمی­داند مگر اینکه همراه با مستندات یا مدارک معتبر باشد. برای مستند سازی به موقع می­‌توانید اقدامات زیر را انجام دهید:

  • سیاست­ ها را به تدریج در افکار جایگزین نمایید. در شرکت این سیاست را وضع کنید که بازپرداخت­ ها و گزارش هزینه­ ها پرداخت نمی­شود مگر اینکه رسیدها و مدارک ضمیمه کار شوند.
  • از کاغذ استفاده نکنید. سعی کنید از فضای ذخیره سازی مبتنی بر ابر مانند SharePoint  یا OneDrive بهره گیرید تا علاوه بر کاهش هزینه­ ها دیگر لازم نباشد مدارک کاغذی ارائه دهید.
  • از نرم افزارها استفاده کنید. نرم افزارهای گزارش هزینه مانند Expensify یا Zoho Expense به عنوان اپلیکیشن­ های تلفن­ های هوشمند در دسترس بوده و شما می‌­توانید برای رسیدگی به هزینه­ های کسب و کار و کنترل آنان از این برنامه­ های بهره گیرید.

۴٫ اهمال کاری

یکی دیگر از اشتباهات رایج در حسابداری، اهمال کاری و به تعویق انداختن امور است. شما می‌­توانید به راحتی در زمانی که حسابداری امور شرکت را انجام می‌­دهید کارهای دیگری را در دست گیرید و به سمت مسیرهای دیگری حرکت کنید اما باید بدانید که این برای کسب و کار شرکت شما می­تواند مضر باشد.

برخی از مشاغل هستند که در حسابرسی امور شرکت همواره تعلل کرده و کار را به فردا سپرده­اند. این مسئله می‌­تواند بازدهی و بهره­ وری شرکت را تا حدود زیادی کاهش دهد. برای جلوگیری از این اهمال کاری:

  • برای خود برنامه ریزی دقیقی داشته باشید. به خاطر داشته باشید که بدون برنامه ریزی دقیق، زمان از شما دور خواهد شد.
  • هر بار مقدار کمی از کار را انجام دهید اما با دقت. اگر ترجیح می­دهید که یک روز کامل را به حسابداری اختصاص ندهید می‌­توانید زمان را تقسیم کرده و به جای آن در یک زمان اندک با نهایت دقت کار کنید. با این روش، فشارها از میان برداشته می­شود و بهتر می­تواند حساب ­ها و صورت­ های مالی را مدیریت نمود.
  • از یک شخص متخصص کمک بگیرید. فراموش نکنید که مالکیت یک کسب و کار، نمایش یک نفره نیست و باید محدودیت ­های خود را بشناسید. شما می‌­توانید برای بررسی دقیق به صورت حساب­ ها از یک شخص متخصص و با تجربه کمک بگیرید.

۵٫ ارائه گزارشات غیر واقعی و صورت­حساب­های دیر هنگام

هر لحظه که از وضعیت فعلی امور مالی خود بی اطلاع باشید، در معرض شکست قرار دارید. در عملیات مالی اگر حسابداری هر روز در زمان خاصی به اتمام نرسد و یا دائما اظهارنامه و گزارشات را دریافت کنید، تجارت یا کسب و کار شما در معرض ریسک بیشتری قرار دارد.

ممکن است مشکل عمده­ای در شرکت وجود داشته باشد که شما از آن بی ­اطلاع باشید و اینکه گزارشات ماه گذشته را دو یا سه هفته پس از ماه آینده دریافت کنید.

اما در این صورت چع اتفاقی رخ خواهد داد؟ شما دائما در حال تقلا کردن هستید که آتشی را خاموش کنید اما در کمال تعجب خواهید دید که جای دیگری دچار حریق شده است. اگر دائما در حال مدیریت بحران باشید، نمی‌­توانید استراتژیک عمل کنید.

ارائه گزارش مدیریت زمان واقعی برای تصمیم­ گیری­ های درست در مورد هزینه­ ها و امور عملیاتی بسیار ارزشمند است.

اما آیا می­دانید که چطور باید این مشکل را رفع نمود؟ در واقع، صورت­ های مالی به موقع و گزارشات مدیریتی، کلید اصلی ماندن در رأس امور مالی کسب و کار هستند. بررسی مداوم این گزارشات به شما این امکان را می دهند تا بیشتر در جریان وضعیت امور شرکت قرار بگیرید. بررسی این گزارشات بسیار مهم است اما متأسفانه آنها اغلب یا به تأخیر می­افتند و یا نادیده گرفته می­شوند.

ممکن است فکر کنید که مرور سریع صورت­ های مالی با کمبود وقت، بهانه خوبی است اما با این حال، کسب و کارها برای عملکرد بهتر، رشد سریع­تر و کسب درآمد بیشتر به گزارشات مالی و مدیریتی دقیقی نیاز دارند.

اشتباهات حسابداری

۶٫ درآمیختن تجارت و امور مالی شخصی

یکی از رایج­ترین اشتباهات حسابداری که صاحبان مشاغل مرتکب آن می­شوند، درآمیختن امور اقتصادی و تجاری شرکت با امور مالی خودشان است.

این امر باعث می­شود که نتوانید امور مالی شرکت را به خوبی مدیریت کنید و قطعا از مسیر پیشرفت بازمی­مانید. پس سعی کنید که این دو مورد را جداگانه و مجزا نگه دارید تا سوابق دقیق­تری از آنچه واقعا برای کسب و کار شما استفاده شده است و آنهایی که مرتبط با استفاده شخصی می­باشد ارائه دهید.


همچنین بخوانید : اصول حسابداری چیست؟


سخن پایانی

به طور کلی اگر شما بتوانید بهترین شیوه ­ها نظیر نرم افزارهای کارآمد حسابداری و سایر سیستم­ ها را در فرآیند حسابداری خود پیاده کنید، احتمالا اشتباهات رایج در حسابداری را در کسب و کار خود از بین خواهید برد و یا به حداقل خواهید رساند.

علاوه بر این سعی کنید به طور مداوم از فناوری­ های جدید استفاده کنید تا سیستمی ایجاد نمایید که مدیریت مالی یکپارچه را ارائه داده و به رشد سودآوری شرکت کمک کند. خطاهای حسابداری قطعا اتفاق می­افتند اما شیوه­ ها و روش­ های یک کسب و کار برای شناسایی و جلوگیری از این اشتباهات، سلامت مالی شرکت را برای سال­ های طولانی تضمین می­نماید.

نویسنده: تیم محتوای فراپیام

								
برچسب ها :
guest
0 دیدگاه ها
Inline Feedbacks
مشاهده همه دیدگاه ها
مطالب مرتبط
فراپیام
دانلود کاتالوگ دمو