راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب

تیم محتوای فراپیام
زمان مطالعه : 12دقیقه دیدگاهها

راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب

انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب در ارائه گزارشاتی که به ما کمک می­کنند تا عملکرد کسب و کار خود را از چندین زاویه تجزیه و تحلیل کنیم از اهمیت ویژه­ای برخوردار است. یکی از اولویت­های اصلی شما در کسب و کار، مراقبت از پولی است که وارد حرفه خود کرده و با آن کار می­کنید. از این جهت، شما به برنامه­ای نیاز دارید که بتواند کارهای روزانه شما اعم از ثبت پرداخت ­ها، پیگیری هزینه­ ها، صورت­حساب مشتریان و معاملات و نیز اطلاعاتی را که در مورد سلامت مالی کسب وکارتان می­دهد انجام دهد.

نرم افزار حسابداری نه تنها به کاهش خطاهای انسانی در محاسبات کمک می­کند بلکه اطلاعاتی را در مورد کسب و کار ارائه می­دهد که نمی­توانید آن را به صورت کاغذی تهیه کنید، مانند تولید پیش­ بینی­ های فروش برای سه ماهه بعدی یا تعیین اینکه چه اقلامی بیش از اندازه موجود هستند. پس نرم افزار حسابداری می­تواند منبع تمامی این اطلاعات باشد. اما از سویی یافتن بهترین نرم افزار حسابداری مطابق با تجارت شما، به دلیل محصولات متنوعی که در بازار هستند و یا برنامه­ های آنلاین، می­تواند یک چالش باشد.

برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب باید برخی از اصول حسابداری کسب و کار را درک کرده و محصولات امروزی را ارزیابی نمایید. شما با مطالعه راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب می­توانید آنچه را که متناسب با نیازهای شغلی شما است برگزینید.

سوالاتی که هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری باید از خود بپرسید

سوالاتی هستند که در زمان انتخاب یک نرم افزار مالی مناسب می­ توانید از خود بپرسید و بدین ترتیب بهترین محصول را مطابق با نیازهای شغلی خود انتخاب نمایید:

فروش

  • چه چیزی می­فروشید؟
  • چگونه می­فروشید؟ (پلتفرم)
  • پرداخت مشتریان در قبال محصولات یا خدمات شما به چه صورت است؟
  • به منظور یک فروش موفق، به چه فرآیندها یا زیرساخت­هایی نیاز دارید؟

هزینه­ها

  • هزینه­های حمل و نقل، پشتیبانی مشتری و موجودی شامل چه چیزهایی می­شوند؟
  • رسیدهای خود را در کجا ذخیره می­کنید؟
  • چند پیمانکار و کارمند برای شما کار می­کنند و باید هزینه­های آنان را پرداخت نمایید؟
  • برای رسیدگی موثرِ هزینه­ها به چه فرآیندها یا زیرساخت­هایی نیاز دارید؟

ارائه گزارشات

  • شما به چه گزارشاتی نیاز دارید؟
  • نمودار حساب و کتاب و نحوه گزارش­دهی شما تا چه حد انعطاف­پذیر هستند؟
  • آیا می­توان گزارشات را بر اساس نیازهای شما سفارشی کرد؟
  • آیا به دپارتمان، محل و یا گزارش شغلی نیاز دارید؟

توصیه ما به شما این است که قبل از انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب، تمامی سوالات زیر را بررسی نمایید. اجزای مالی کسب و کار خود را ترسیم نمایید و در مورد نیازهای شما در هر یک از این زمینه­ ها تحقیق کنید. سوالات فوق به شما کمک خواهند کرد تا این نیازها را بهتر شناخته و نواحی را برای اتوماسیون احتمالی شناسایی نمایید.

پنج معیار مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری

همانطور که در مطالب بالا اشاره شد نرم افزار حسابداری احتمال خطای انسانی در حسابداری روی کاغذ را به شدت کاهش داده و این امکان را برای شما فراهم می­کند تا تنها با فشردن چند کلید به اطلاعات مهمی دسترسی پیدا کنید. در زیر به پنج معیار مهم برای انتخاب نرم افزاری که به بهترین شکل نیازهای شرکت شما را برآورده کند اشاره خواهیم نمود:

  1. نیازها و مهارت­های حسابداری را در نظر بگیرید.

یکی از مهمترین معیارها در یافتن یک نرم افزار حسابداری مناسب این است که در ابتدا به نحوه عملکرد کسب و کار خود نگاهی بیندازید و سپس انواع مختلف نرم افزارهای موجود در بازار را با دقت بررسی نمایید. برای مثال اگر میانگین درآمد کسب و کار شما سالانه چندین میلیون دلار است، پس نیازهای حسابداری بسیار متفاوتی با شرکتی که کمتر از ۵۰۰۰۰ دلار در سال کسب می­کند خواهید داشت.

در مورد محصولات نرم افزار حسابداری، از جمله مواردی که به طور خاص برای مشاغل کوچک و بزرگ طراحی شده­اند، با گزینه­ های مختلفی روبرو خواهید بود. همچنین بسته به صنعت خود ممکن است بخواهید از یک نرم افزار تخصصی استفاده نمایید که برای کمک به مشاغل خاص شما طراحی شده است. مثلا، برنامه­ هایی برای مشاغل بخش تولید، خرده فروشان و رستوران ­ها و نیز بسیاری از انواع مختلف شرکت­های تجاری.

پس انجام تحقیقات قبل از انتخاب یک گزینه مناسب اهمیت بالایی دارد زیرا نرم افزاری که انتخاب می­کنید مستقیما بر نحوه مدیریت درآمد شما تأثیرگذار خواهد بود. البته در نظر گرفتن این نکته نیز مهم است که گرچه نرم افزار حسابداری شرکتی کار حساب و کتاب را آسان می­کند اما با این وجود میزان معینی از سوال مالی نیز لازم است. به عبارتی افرادی که می­خواهند از این نرم افزار استفاده نمایند باید بدانند که آن قرار است چه کاری انجام دهند.

  1. به برنامه­های ابری (Cloud) نگاهی بیندازید.

با نفوذ محاسبات ابری که تأثیر زیادی در تجارت مدرن دارند، دیگر مهم نیست که از بسیاری برنامه ­های آنلاین حسابداری چشم­ پوشی کنید. برنامه­ های ابری شامل مزایای مختلفی می­شوند. با یک اتصال قوی اینترنت، می­توانید از هر مکانی به آنها دسترسی پیدا کنید و برای اجرای آنها دیگر نیازی به خرید مجوزهای نرم افزار یا سرورها ندارید. سوابق و اطلاعات شما در مرکز داده­ها دور از مکان تجاری تجارت شما به صورت ایمن حفظ می­شود و شما می­توانید با لپ تاپ یا تلفن هوشمند خود به این اطلاعات دسترسی پیدا کنید.

  1. بودجه را در ذهن داشته باشید

نرم افزارهای حسابداری تجاری متناسب با تمامی بودجه­ ها موجود است. برنامه­ های عمومی برای یک پایگاه کاربری گسترده­تر ممکن است به صورت رایگان دانلود و یا با قیمتی پایین خریداری شوند. با این حال، هر چه نرم افزار تخصصی­ تر باشد، هزینه آن نیز افزیش می­یابد. پس اگر برای صنعت مورد نظر خود، دنبال ویژگی­­ های خاصی هستید با می­خواهید که برای شرکت شما به صورت سفارشی طراحی شود باید هزینه بیشتری را برای آن پرداخت کنید.


همچنین بخوانید : اصول حسابداری؟


  1. به افزونه ویژگی­های محصول توجه داشته باشید.

افزونه ­ها عملکرد فوق­ العاده­ ای را برای یک برنامه حسابداری تجاری به ارمغان می­ آورند. به عنوان مثال، آنها می­تواند امکان دسترسی از راه دور به نرم افزار، پذیرش پرداخت­ های آنلاین و تلفیق نرم افزار حسابداری را با نرم افزار تجارت الکترونیکی برای شما فراهم می­آورند. همچنین افزونه­ هایی وجود دارند که نرم افزار حسابداری را با نرم افزار مالیاتی سازگار می­کنند.

  1. با کمک حسابدار شرکت اقدام به خرید نرم افزار حسابداری نمایید.

حسابدار شرکت در تصمیم ­گیری برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب در بهترین موقعیت قرار داشته و می­تواند بهترین نظر را در مورد اینکه کدام برنامه برای شرکت شما موثرتر است ارائه دهد. او همچنین می­تواند در اجرای نرم افزار به شما کمک کند.

به یاد داشته باشید هر کدام از نرم افزارهای حسابداری را که انتخاب کردید قرار نیست تمام عمر به آن متعهد باشید، زیرا ا نرم افزارهای کارآمدی با توجه به شرایط و نیازهای کسب و کار روی کار آمده و می­ توانند به بهترین شیوه امور حسابداری را مدیریت کنند.

دلیل تغییر نرم افزار حسابداری

آیا شما هم اکنون نرم افزار حسابداری دارید اما می­خواهید آن را تغییر دهید؟ تعویض نرم افزار قطعا کار سختی است اما اگر این امر برای موفقیت طولانی مدت کسب و کار شما لازم است پس ارزش انجام آن را دارد. راهنمای انتخاب نرم افزار مناسب که در بالا ذکر شد می تواند در این تصمیم گیری به شما کمک کند.

علاوه بر این باید به یک سری سوالات نیز پاسخ دهید؛ مثلا اینکه انتظار دارید در عرض چند سال دیگر، تجارت شما در چه جایگاهی باشد؟ یا اینکه انتظار دارید تیم بزرگتری در شرکت تشکیل دهید؟

هر اندازه کسب و کار شما رشد کند باید هنگام تغییر نرم افزار حسابداری ملاحظات بیشتری را در نظر داشته باشید. درست است که تغییر نرم افزار حسابداری وقت گیر است اما فرصت خوبی برای پیشرفت هم خواهد بود.

سخن آخر

اکنون که با معیارهای مهم انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب آشنا شدید بهتر است که قبل از خرید نرم افزار، مجددا عوامل تعیین کننده در این مسئله را بررسی نمایید. بهتر است که تجزیه و تحلیل نیازهای خود را در اولویت قرار داده و مطمئن شوید نرم افزاری که انتخاب کرده­ اید، از ویژگی­ هایی که مد نظر شما است برخوردار باشد. پس همیشه بهتر است زمان بیشتری را قبل از انتخاب و خرید صرف کنید تا بعدا از گزینه انتخابی خود ناامید نشوید. از اینکه تا پایان این مقاله با فراپیام همراه شدید از شما سپاسگزاریم.

نویسنده: تیم محتوای فراپیام

								
برچسب ها :
guest
0 دیدگاه ها
Inline Feedbacks
مشاهده همه دیدگاه ها
مطالب مرتبط
دانلود کاتالوگ