استفاده از سیستم‌های حقوق و دستمزد برای چه شرکت‌هایی لازم است؟

استفاده از سیستم‌های حقوق و دستمزد برای چه شرکت‌هایی لازم است؟

سیستم‌های حسابداری حقوق و دستمزد هر آنچه مربوط به روند پرداخت به کارمندان و تشکیل مالیات شغلی است را مدیریت می‌کنند. آن‌ها برای بررسی ساعات کار، محاسبه دستمزد، مالیات و سایر کسرها، چاپ و تحویل چک و پرداخت مالیات و غیره به کار می‌آیند.

پس هر کسب و کار و شرکتی که دارای کارمند باشد و با موسساتی مانند بیمه، مالیات و… در ارتباط باشد بهتر است از سیستم حقوق و دستمزد استفاده کند.

فهرست مطالب

• نرم‌افزار سیستم‌های حقوق و دستمزد

• فرایند سیستم‌های حقوق و دستمزد چیست؟

• ۶ دلیل مهم برای استفاده از سیستم‌های حقوق و دستمزد

•  سوالات متداول

•  جمع‌بندی

نرم ‌افزار سیستم‌های حقوق و دستمزد

اغلب برای حقوق و دستمزد از نرم‌افزار استفاده می‌شود. حسابداران موظفند حقوق و ساعات کار کارمندان را وارد کنند و سپس نرم ‌افزار حسابداری با استفاده از این اطلاعات به طور خودکار محاسبات را انجام می‌دهد. بیشتر نرم افزارهای سیستم‌های حقوق و دستمزد با تغییر قوانین مالیاتی به طور خودکار به روز می‌شوند و به کارفرمایان نسبت به تشکیل برخی از فرم‌های مالیاتی هشدار می‌دهند.

فرایند سیستم‌های حقوق و دستمزد چیست؟

یک مدیر حقوق و دستمزد نیاز به برنامه ریزی دقیق از کل روند حقوق و دست مزد دارد. فرآیند حقوق ودستمزد را می‌توان به سه مرحله تقسیم کرد: فعالیت‌های قبل از پرداخت، روند پرداخت واقعی حقوق و دستمزد و پس از آن.

فعالیت‌های قبل از پرداخت

تعریف خط مشی: در این مراحل آغازین، ایجاد سیاست‌های یک شرکت از جمله سیاست‌های پرداخت، مرخصی، مزایا و حضور و غیاب مهم است. اطمینان حاصل کنید که این سیاست‌ها به خوبی توسط مدیریت شرکت شما تعریف و امضا شده‌اند تا پردازش استاندارد حقوق و دستمزد ایجاد گردد.

جمع آوری داده‌های ورودی: تعامل با بخش‌های دیگر در شرکت، اغلب بخش جدایی ناپذیر از روند حقوق و دستمزد است. این‌ها مواردی هستند که می‌توانند به شما امکان دسترسی بیشتر به اطلاعات مهم مانند تجدید نظر در حقوق و دستمزد در اواسط سال و اطلاعات حضور را بدهند.

این فرآیند ممکن است در شرکت‌های کوچک‌تر ادغام شود و در شرکت‌های بزرگ به صورت مستقل و قدرتمند صورت پذیرد. جمع آوری این داده‌ها می‌تواند سخت باشد اما نرم‌افزار سیستم‌های حقوق و دستمزد دارای ویژگی‌های یکپارچه‌ای مانند مدیریت مرخصی، حضور و غیاب و پورتال‌های سلف سرویس کارمندان هستند که کار را آسان می‌کند.

اعتبارسنجی ورودی: مرحله بعدی فرآیند بررسی صحت داده‌های ورودی و پیوستن آن‌ها به خط مشی شرکت است. اکنون زمان آن است که اطمینان حاصل کنیم هیچ کارمند فعالی از لیست جا نمانده و برای هیچ کارمند غیرفعالی حقوق و مزایا صادر نشده است.

روند پرداخت واقعی حقوق و دستمزد

محاسبه حقوق و دستمزد: این مرحله‌ای در فرآیند حقوق و دستمزد است که داده‌های ورودی برای پردازش واقعی حقوق و دست مزد در سیستم قرار می‌گیرد. این روند منجر به خالص پرداخت پس از تعدیل مالیات و کسورات لازم می‌شود.

همچنین بخوانید : ویژگی های یک نرم افزار حقوق و دستمزد

فرآیند پس از پرداخت

انطباق قانونی: در زمان پردازش، کلیه کسرهای قانونی مانند صندوق تأمین کارمند، مالیات و بیمه کسر می‌شوند. سپس مدیر مبلغ حقوق و دستمزد را برای سازمان‌های دولتی مناسب ارسال می‌کند. بیشتر این هزینه‌ها را می‌توان از طریق فرم‌های خاصی که در محل تنظیم می‌شود تهیه کرد. پس از پرداخت کلیه حقوق، گزارش‌های بازگشت ثبت می‌شوند.

حسابداری حقوق و دستمزد: مهم است که هر سازمانی پرونده کلیه معاملات مالی خود را برای فرآیند حقوق و دستمزد ثبت کند.

حقوق و دستمزد یکی از مهم‌ترین قسمت‌های هزینه‌های عملیاتی در حسابداری است که در دفتر حساب شما ثبت می‌شود. مدیریت حقوق و دستمزد همیشه باید اطمینان حاصل کند که تمام داده‌های حقوق و بازپرداخت به طور دقیق در سیستم حسابداری شرکت یا برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) وارد شده است.

پرداخت: حقوق و دستمزد را می‌توان با پول نقد، چک یا انتقال بانکی پرداخت کرد. به طور معمول، کارفرمایان حقوق را مستقیماً به حساب بانکی یک کارمند واریز می‌کنند.

پس از پردازش حقوق و دستمزد، یک شرکت باید اطمینان حاصل کند که حساب بانکی وی بودجه کافی برای پرداخت حقوق و دستمزد را دارد. مرحله بعدی دریافت بیانیه مشاوره بانک حقوق و دست مزد به شعبه شرکت است. این بیانیه شامل جزئیاتی مانند شناسه کارمند، شماره حساب بانکی و میزان دست مزد او است.

اگر از یک نرم‌افزار استفاده می‌کنید که دارای یک پورتال خدمات شخصی برای کارمندان است، انتشار فیش حقوقی آن آسان‌تر خواهد بود و کارمندان می‌توانند برای دسترسی به حساب و فیش‌های حقوقی خود وارد سیستم شوند.

گزارش دادن: بعد از اینکه حقوق و دستمزد را برای یک ماه خاص به پایان رساندید، گروه مالی یا تیم مدیریت شما ممکن است گزارشی درباره مواردی مانند هزینه‌های کارمند بخواهند. یک مدیر برای جمع آوری این گزارش‌ها باید داده‌ها را جمع آوری کرده و اطلاعات مورد نیاز را استخراج کند.

۶ دلیل مهم برای استفاده از سیستم‌های حقوق و دستمزد

حقوق و دستمزد بخشی جدایی ناپذیر از فعالیت‌های شرکت است. این سیستم نه تنها مسئول حقوق کارمندان است بلکه با اطمینان از رعایت قوانین مالیاتی از شرکت نیز در محافظت از شرکت نقش مهمی دارد. در این جا دلایل اهمیت این سیستم‌ها ذکر شده است:

۱- افزایش روحیه کارمندان

بخش مهمی از خوشحال نگه داشتن کارمندان پرداخت به موقع حقوق آن‌ها است و این کار قطعاً بر روحیه کارکنان تأثیر می‌گذارد. دیرکرد در پرداخت احتمالاً باعث می‌شود که کارمندان ثبات مالی شرکت را زیر سوال ببرند.

این ممکن است بر محیط کلی و فرهنگ شرکت تأثیر بگذارد و در نتیجه نگرشی منفی از سوی کارکنان ایجاد شود که می‌تواند در کارهای روزمره آن‌ها تاثیر گذاشته و باعث کم کاری شود. نیروی کار یک شرکت اغلب قلب یک شرکت است و حقوق و دستمزد درست و به موقع باعث تپش منظم قلب می‌شود.

۲- جبران خسارت

واژه حقوق و دستمزد فراتر از حقوق یک کارمند است. پاداش‌ها و افزایش حقوق مربوط به ارزیابی عملکرد کارمند نیز از طریق سیستم حقوق و دستمزد مدیریت می‌شوند.

۳- اعتبار

شرکت نه تنها در قبال کارمندان خود تعهد مالی دارد، بلکه آن‌ها همچنین باید از مطابقت فعالیت‌های حقوق و دستمزد آن با قوانین مالیاتی و استخدامی کشور اطمینان حاصل کنند. پیروی از قوانین و تأمین موثر تعهدات مالیاتی، یک شرکت را به عنوان یک کارفرمای پایدار تبدیل می‌کند. این افزایش اعتبار یک شرکت در نهایت استعدادهای قابل توجهی را جذب و حفظ می‌کند.

۴- گزارش دولت

سیستم حقوق و دستمزد به شرکت‌ها کمک می‌کند تا قوانین مالیاتی و استخدامی را رعایت کنند. یک شرکت باید میزان بازپرداخت مالیات بر حقوق، پرداخت و وضعیت کارمندان خود را به صورت فصلی یا سالانه به دولت گزارش کند. نیازهای شرکت اغلب به اندازه حقوق و دستمزد و نوع مشاغل بستگی دارد.

۵- قوانین کار را دنبال کنید

آگاهی از انطباق با نیروی کار راهی دیگر برای اطمینان از این است که شرکت شما کارمندان خوبی دارد و از قوانین پیروی می‌کنند. هر کشوری قوانین کار متفاوتی در مورد حداقل دستمزد، اضافه کاری، قانون کار و موارد دیگر دارد. سیستم‌های حقوق و دستمزد درک این را آسان‌تر می‌کنند.

۶- پرداخت مالیات

برای پیروی از قوانین مالیاتی، شرکت باید درآمد و مالیات حقوق و دستمزد را از حقوق و دست مزد یک کارمند کسر کند و آن مالیات را به موقع پرداخت کند. کارفرمایان اغلب هزینه‌های مزایای کارمندان را تأمین می‌کنند و بخشی از آن ممکن است از مزد ناخالص یک کارمند تأمین شود. سیستم حقوق و دست مزد یک شرکت همچنین باید پرداخت‌های تأمین اجتماعی را از دست مزد ناخالص یک کارمند کسر کند.

با توجه به فرآیند سیستم‌های حقوق و دستمزد و دلایل مهم برای استفاده از آن‌ها درمی یابیم که تمام شرکت‌ها و سازمان‌ها به این سیستم نیاز دارند. چرا که روند کاری و محاسبه را برای حسابداران بسیار راحت کرده و خطا را کاهش می‌دهد. با توجه به اندازه شرکت و انواع حساب‌ها در آن می‌توان از سیستم‌های متفاوت استفاده کرد.

سوالات متداول

۱- سیستم حقوق و دستمزد در منابع انسانی چیست؟ سیستم مدیریت حقوق و دستمزد سیستمی است که توسط آن کارفرما می‌تواند حقوق کارمندان را مدیریت کند. ساختار حقوق و دستمزد شامل حقوق، کمک هزینه، کسر و خالص قابل پرداخت به کارمندان است. همچنین به تولید فیش‌های حقوقی نیز پرداخته است.

۲-عملکرد حقوق و دستمزد چیست؟ حقوق و دستمزد به فرآیندی گفته می‌شود که طی آن کارمندان حقوق خود را دریافت می‌کنند. توابع شامل تعادل و همسان‌سازی داده‌های حقوق و دست مزد و واریز و گزارش مالیات است. بخش حقوق و دست مزد مراقبت از کسر دستمزد، نگهداری سوابق و تأیید قابلیت اطمینان داده‌های پرداختی را بر عهده دارد.

۳-استفاده از سیستم‌های حقوق و دستمزد برای چه شرکت‌هایی لازم است؟ طبق اصول حسابداری هر سازمان و شرکتی که دارای کارمند و سیستم‌های مالیاتی و بیمه و غیره باشد نیازمند این سیستم است. این سیستم‌ها با توجه به اندازه شرکت متفاوت بوده و متفاوت نیز عمل می‌کنند.

جمع‌ بندی

با توجه به ویژگی‌هایی مانند بالا بردن تمرکز محاسبات حقوق و دستمزد، دقت، ارزیابی عملکرد تجاری، ارائه ابزارهای تحلیل و محاسبات سریع و دقیق و کاربر پسند بودن سیستم‌های حقوق و دستمزد بهتر است برای هر کسب و کاری که دارای کارمند، موارد مالیاتی و بیمه است از این سیستم جهت سهولت کار و کاهش خطا استفاده کرد.

نویسنده: احسان مهدیزاده