چگونه بهترین جلسه آنلاین را داشته باشیم؟

چگونه بهترین جلسه آنلاین را داشته باشیم؟

همانطور که همه ما می‌دانیم، امروزه بیش از هر دوره دیگری، شغل‌های از راه دور یا همان دورکاری به یک پدیده عادی تبدیل شده‌است. از آنجایی که برگزاری جلسات کاری به صورت آنلاین، برای بسیاری از افراد یک چالش محسوب می‌شود و از طرفی جمع کردن افرادی که احتمالا هرکدام، صدها کیلومتر با یکدیگر فاصله دارند، کار پرزحمت و دشواری است؛ ما در این مقاله از فراپیام تصمیم داریم تا با اشاره به نکات کاربردی و موثر، مسیر شما را برای برگزاری بهترین جلسه آنلاین، هموارتر کنیم‌.

به طور کلی‌ برگزاری جلسات با این روش، از دیدگاه فنی کار دشواری به نظر نمی‌رسد؛ اما اگر شما چند نکته ساده را در نظر نگیرید، به راحتی می‌توانید کاری کنید که این جلسات، برای مخاطبان آزاردهنده شده و جذابیتی برای آن‌ها نداشته‌باشد. و بدین طریق بازدهی جلسات و انگیزه افراد تیم کاهش یابد.

نحوه پوشش

اگر جلسات آنلاین شما به صورت صوتی برگزار می‌شود، بهتر است با از لباسی که در آن راحت هستید استفاده کنید حتی پیژامه! اما اگر تماس تصویری دارید, نحوه پوشش شما بسیار مهم است. ما به شما پیشنهاد می‌کنیم که پوششتان دقیقاً به همان شکلی باشد که اگر همان جلسه به صورت حضوری و رودررو  برگذار می‌شد، شما آن لباس را انتخاب میکردید.

پس‌زمینه مناسب

ابتدا اطمینان حاصل کنید که اتاق شما  نور کافی دارد. در غیر این صورت بهتر است از دو چراغ اLED که نور آن قابل تنظیم باشد، در دو طرف دوربین خود استفاده کنید‌. اگر در دسترس نبود یک چراغ مطالعه بزرگ نیز می گ‌تواند کافی باشد اما به شرطی که بتوانید نور آن را با توجه به روشنایی طبیعی محیط بیرون، تنظیم کنید.

چگونه بهترین جلسه آنلاین را داشته‌باشیم؟

می‌توان گفت برای داشتن بهترین جلسه آنلاین، شما باید کارهایی را پیش از جلسه، در حین جلسه و پس از اتمام آن انجام دهید.

نکاتی که قبل از برگزاری جلسات آنلاین باید به یاد داشته‌باشیم:
۱.تمرین کنید

تمرین کردن بهترین راه برای افزایش سطح آمادگی و اطمینان خاطر، و کاهش استرس برای شروع هر کار جدیدی است. به خصوص اگر می‌خواهید برای برگزاری جلسه آنلاین خود، برنامه‌ای را نصب کنید که تا به حال از آن استفاده نکرده‌اید؛ ما  پیشنهاد می‌کنیم که قبل از جلسه، حداقل یک بار آن را به همراه یکی از همکاران خود و یا هر کسی که با آن برنامه آشنایی دارد، نرم‌افزار را تست کنید.

هنگام تست کردن برنامه، حتماً به کیفیت صدا و تصویر توجه داشته‌باشید و از قسمت تنظیمات حالت بهینه برنامه را بیابید.
۲. انتخاب نرم‌افزار مناسب

بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که به شما این امکان را بدهد که در صفحه نمایش از پاورپوینت، ویدئو، اسناد و نرم‌افزارهای دیگر نیز بتوانید استفاده کنید. همچنین بهتر است که نرم‌افزار مدنظر  شما قابلیت اشتراک‌گذاری این فایل‌ها با سایر افراد شرکت‌کننده را نیز داشته‌باشد. پس باید تمام این امکانات و ابزارها را در نرم افزار خود یافته و آنها را حتما تست کنید تا با نحوه کارکرد آنها آشنایی داشته‌باشید. ترجیحا آنها را به صورت بهینه تنظیم کنید تا بدانید که در صورت به وجود آمدن مشکل، چگونه در کمترین زمان به رفع آن بپردازید.
نکته: اگر شما این امکان را دارید که برای نمایش جلسه تصویری یا صوتی گروهی خود، عکسی را انتخاب کنید و آن را به نمایش بگذارید، ما به شما پیشنهاد می‌کنیم که تصویر لوگوی شرکت خود را استفاده کنید.

۳. سازماندهی جزئیات جلسه

اگر می‌خواهید جلسه آنلاین شما به صورت منظم و با یک برنامه از پیش تعیین‌شده و اصولی پیش برود، باید موضوع جلسه، تاریخ و ساعت آن و صورت‌جلسه و هدف اصلی از برقراری آن را برای خود مشخص کنید‌. بهتر است این جزئیات را به صورت کتبی و یا در نرم‌افزارهایی مثل یادداشت‌برداری، پاورپوینت و یا حتی در خود نرم‌افزار جلسات آنلاین، آن را بنویسید‌.

۴. ارسال ایمیل دعوت‌نامه

بهتر است برای تمام افرادی که قرار است در آن جلسه حضور داشته باشند، یک ایمیل بفرستید و تمام اطلاعاتی را که فکر می‌کنید قبل از جلسه لازم است بدانند، به آنها برسانید. همچنین می‌توانید در انتهای ایمیل خود یک لینک قرار دهید تا افراد با کلیک کردن بر روی آن به صورت مستقیم وارد جلسه آنلاین شوند. اگر شما برای این جلسه نکات خاصی را در نظر گرفته‌اید می‌توانید آن را در قالب  دستور جلسه، در ایمیل خود مطرح کنید.

نکته: اگر به هر دلیلی نتوانستید لینک ورود مستقیم را در ایمیل خود جایگذاری کنید، جای نگرانی نیست. شما می‌توانید در یک پاراگراف کوتاه، به مخاطبان خود توضیح دهید ک چگونه و با طی چه مراحلی باید وارد جلسه آنلاین شوند. این کار یک مزیت به خصوصی دارد و آن این است که این توضیحات باعث می‌شود که هم شما و هم شرکت‌کنندگان بدانند که دقیقا برای شرکت در جلسه آنلاین باید چه کار کنند.

۵. زمان‌بندی جلسه آنلاین

همچنین شما این آپشن را دارید که علاوه بر مطرح کردن موضوع جلسه، آن را با توجه به بازه‌های زمانی تفکیک‌بندی کنید. مثلاً می‌توانید این گونه بیان کنید که می‌خواهید در پانزده دقیقه اول جلسه در مورد یک موضوع و در نیم ساعت ادامه آن، در مورد موضوع دیگری صحبت کنید.

این مسئله زمانی بسیار می‌تواند مفید باشد که شما احتمال می‌دهید، که ممکن است برخی شرکت‌کنندگان  به مطالبی که می‌خواهید در مورد آن صحبت کنید، علاقه‌ای نداشته‌باشند. در واقع شما با این کار، این امکان را به آنها می‌دهید که زمانی وارد جلسه شوند که می‌خواهند موضوع مد نظر خود را بشنوند و درمورد آن بحث و گفتگو کنند.

نکته: به طور کلی گفته می‌شود که یک جلسه آنلاین، به صورت استاندارد، نباید بیشتر از یک ساعت طول بکشد.

۶. چکیده مطالب خود را یادداشت کنید

معمولاً در جلسات حضوری اینکه سخنران برای ارائه مطالب خود، از یادداشت‌هایی که از قبل نوشته استفاده کند و یا آن را روخوانی کند، منظره چندان جالبی به نظر نمی‌رسد. این امر باعث می‌شود تا مخاطب فکر نند که فرد از آنچه که می‌خواهد بگوید مطمئن نیست و یا با کاری که انجام می‌دهد به اندازه کافی آشنایی و مهارت در آن ندارد. به طور کلی همچین کاری در جلسات حضوری یک روش غیرحرفه‌ای به شمار می‌رود.

اما شما در جلسات آنلاین می‌توانید به راحتی یادداشت کوچکی را کنار دستتان بگذارید، و هرچند وقت یکبار چک کنید که نکته‌ای از قلم نیفتاده‌باشد.

نکاتی که در حین برگزاری جلسه آنلاین باید به آن توجه کنیم

۱. انتخاب نرم‌افزار مناسب

اگر تعداد شرکت‌کنندگان شما در جلسه آنلاین بالاست، بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که امکان بستن صدای شرکت‌کننده‌ها را به شما،به عنوان مسئول جلسه، بدهد. همچنین این امکان وجود داشته‌باشد که اگر فردی تمایل به پرسیدن سوال یا شرکت کردن در بحثی را داشت، بتواند دست خود را بلند کند و شما را مطلع کند تا میکروفون مربوط به آن فرد را باز کنید.

۲. روی سرعت صحبت کردن خود کنترل داشته‌باشید

اگر شرکت‌کنندگان از جای دور با شما تماس می‌گیرند، احتمالاً صدا و تصویر تان با تاخیر به آنها میرسد. پس بهترین کار این است که ابتدا آرام و شمرده شمرده کلمات خود را بیان کنید و پس از اتمام صحبت خود، چند ثانیه مکث کنید تا مطمئن شوید که تمام شرکت‌کنندگان صدای شما را دریافت کرده‌اند.

۳. بقیه را فراموش نکنید

درست است که در حین جلسه باید به مطالب خود تمرکز داشته‌باشید، اما از طرفی حواستان باشد که بقیه افراد را فراموش نکنید و در نظر بگیرید که آنها ممکن است سوال یا نظراتی داشته‌باشند. پس بهتر است پس از هر انتهای هر مطلبی که ارائه می‌دهید بپرسید که آیا کسی سوالی دارد؟ اگر فردی برای سوال پرسیدن داوطلب شد حتما از او بخواهید که خود را به بقیه افراد معرفی کند. اگر فردی سوال‌های طولانی پرسید و یا اگر جواب شما برای سوال آن فرد، طولانی و کمی خارج از بحث بود، به او بگویید که حتماً در انتهای جلسه به سوالشان خواهید پرداخت. این کار علاوه بر این که تسلط شما را بر جلسه نشان می‌دهد، از پرت شدن افراد از موضوع اصلی جلوگیری می‌کند.

نکاتی که باید پس از اتمام جلسه به یاد داشته‌باشیم

۱. پرسش و پاسخ

احتمالاً همکاران شما در طول جلسه سوالاتی برایشان پیش آمده است. پس حتماً در انتهای جلسه شما باید به عنوان برگزار کننده یک جلسه آنلاین، زمانی را برای پرسش و پاسخ با بقیه افراد گروه اختصاص دهید. ممکن است با خود بگویید که میتوانم از شرکت‌کنندگان درخواست کنم که بعدا سوالاتشان را به من ایمیل کنند. اما این نکته را در نظر بگیرید که امکان دارد چند نفر سوال یکسانی داشته‌باشند، پس بهتر است از انجام این کار خودداری کنید. همچنین شما با جلسه پرسش و پاسخ این امکان را می‌دهید تا افراد گروه با یکدیگر در تعامل باشند و بتوانند از نظرات هم بهره‌مند شوند.

۲. نتیجه‌گیری فراموش نشود

شما باید در انتهای هر جلسه آنلاین، تمام مطالبی را که گفته شد جمع‌بندی کنید‌. این کار باعث می‌شود تا برخی از افرادی که نتوانستند در کل طول جلسه حضور فعال داشته‌باشند و یا افرادی که با تاخیر و در انتهای جلسه به شما پیوسته‌اند، یک مرور کلی از اتفاقاتی که افتاد و تصمیماتی که گرفته‌شد، داشته باشند.

۳.تشکر کردن پس از اتمام جلسه

قبل از آن که جلسه آنلاین را به پایان برسانید حتماً از تمام شرکت‌کنندگان برای زمان، توجه، انرژی و نظرات مفیدشان تشکر کنید. همچنین می‌توانید از آنها درخواست کنید تا پس از جلسه، به مطالب ارائه‌شده فکر کنند، آنها را مرور کنند و در صورت داشتن سوالات، انتقادات و یا حتی ایده‌های جدید، آن را به شما ایمیل کنند.

از اینکه تا انتهای این مقاله وبلاگی از شبکه دانش فراپیام با ما همراه بودید نهایت تشکر را دارا هستیم. لطفا با ارائه نظرات و پیشنهادات خود ما را در بهتر کردن هرچه بیشتر مقالاتمان یاری کنید.

نویسنده: احسان مهدیزاده