حسابداری چند سطحی یک چارچوب پیشرفته برای مدیریت و گزارشدهی مالی است که با طبقهبندی حسابها در سطوح کل، معین و تفصیلی، امکان ردیابی دقیق تراکنشها و ارائه گزارشهای شفاف را فراهم میکند. این سیستم نه تنها به کسبوکارها کمک میکند تا اطلاعات مالی را به شکل سازمانیافته ثبت کنند، بلکه با استفاده از قابلیتهایی مانند حساب تفصیلی شناور و مراکز هزینه، انعطافپذیری و دقت گزارشها را بهطور چشمگیری افزایش میدهد. از حساب کل برای صورتهای مالی اصلی گرفته تا حساب تفصیلی برای تحلیل جزئی، حسابداری چند سطحی پایهای مستحکم برای تصمیمگیریهای مدیریتی و کنترل هزینهها ایجاد میکند و نقش حیاتی در بهبود عملکرد مالی سازمانها دارد.
طبقهبندی حساب ها در حسابداری چند سطحی
همان طور که در مطالب فوق ذکر کردیم که حسابداری چند سطحی دربرگیرنده دارایی، بدهی و سرمایه است که هر یک از اینها برای کاربردی بودن، از زیر مجموعههای منحصربهفردی ایجاد شدهاند. این زیر مجموعهها امکان استفاده راحت از انواع حسابها را به وجود میآورند.
ثبت کلیه اقلام دارایی به عنوان زیر مجموعه، حساب اصلی ما را با انبوهی از حسابها روبهرو خواهد کرد و کمی سردرگمکننده خواهد بود. مثلا حساب دارایی دربرگیرنده بدهی، تمام حساب سرمایه و تمام حسابهای موقت خواهد بود. به علت سهولت در کار حسابها را طبقهبندی میکنند.
در این طبقهبندی برای هر سیستم و نرم افزار حسابداری سه نوع حساب طبقهبندی شده در نظر میگیرند که این سه حساب حاوی حسابهای کل، حسابهای معین و حسابهای تفضیلی است. بنابراین هر یک انتقال اطلاعات مالی و درک آن از طریق مخاطب را سادهتر میکند.
به اصطلاح به این نوع دستهبندی کدینگ حسابداری میگویند. حساب کل همان طور که از نام آن پیدا است حاوی سرفصلهای کلی مانند هزینه و درآمد و غیره. حساب معین حاوی توضیحات کوتاه در رابطه با حساب کل و حساب تفضیلی حاوی شرح اسامی و جزئیات مرتبط با حساب معین است که اغلب استفاده درون سازمانی دارد.
اطلاعات اولیه مالی دربرگیرنده دریافتها، پرداختها و هزینهها از طریق افراد عادی قابل درک و استفاده نیستند. علم حسابداری این اطلاعات را به دادههای قابل فهم برای افراد ذینفع تبدیل میکند. به همین علت است که به حسابداری زبان تجارت میگویند. علم حسابداری، اطلاعات مالی خام را دریافت کرده و آنها را در گروههای مختلف دستهبندی میکند.
این طبقهبندی به صورت معمول در همه جا یکسان است. البته داشتن تفاوتهای جزئی دور از ذهن نیست. حسابداری دارای انواع مختلفی حساب از جمله حسابداری صنعتی، حسابرسی، حسابداری دولتی و از همه مهمتر حسابداری مالی است. حسابداری مالی نیز با نام حسابداری عمومی نیز شناخته شده است.
حساب کل
در دستهبندی حسابها در حسابداری، حساب کل از مهمترین بخشهای حسابداری محسوب میشود. همان طور که از نام حساب کل پیدا است به عنوان کلیترین دستهبندی در حسابداری تعریف میشود. چنانچه هر کدام از اجزای معادله حسابداری را در نظر بگیرید، برای هر یک از این اجزا به تعداد بسیاری میتوان حسابداری کل در نظر گرفت.
در حقیقت برای ایجاد حساب کل در حسابداری براساس صلاح دید خود میتواند تعداد مناسبی را در نظر بگیرد. البته استانداردهایی نیز برای تشکیل این حساب وجود دارد اما این استانداردها در تشکیل حساب کل به تعداد بیشتر یا کمتر برای هر کدام از اجزا هیچ محدودیتی ایجاد نخواهد شد.
در صورتی که قصد داشته باشیم برای ایجاد حساب کل مثالی را ذکر کنیم، یک حسابدار میتواند برای هر یک از زیر مجموعههای حساب دارایی یک حساب کل مجزا ایجاد نماید؛ مانند حساب بانک، حساب دریافتی، حساب اشخاص و غیره.
برای دیگر حسابهای معادله حسابداری نیز این قانون اعمال میشود و امکان تعریف نامحدودی از حساب کل وجود دارد و هیچ گونه حد و مرزی برای تشکیل حساب کل وجود ندارد.
حساب معین
بعد از حساب کل نوبت به حساب معین میرسد در حقیقت حساب معین زیر مجموعه حسابهای کل است. حساب معین به عنوان دومین حسابها در حسابداری در نظر گرفته میشود که از حساب کل جزئیتر است.
مثلا حسابهای معین برای حساب کل “بانک” میتواند حاوی حساب بانک ملی، حساب بانک ملت، حسابهای جاری باشد. در حسابهای معین نیز حسابدار براساس تجربه و استعداد خود به تعریف و نامگذاری آنها میپردازد. بنابراین محدودیتی در نامگذاری و عنوانبندی و تعداد آن وجود ندارد.
حساب تفصیلی
در طبقهبندی حسابها پس از حساب کل و حساب معین نوبت به حسابهای تفضیلی میرسد که به عنوان زیر مجموعه حسابهای معین در نظر گرفته میشود. در حقیقت این طبقه آخرین طبقه و جزئیترین طبقه حسابداری به شمار میرود. در این رابطه نیز معادل هر حساب معین امکان تعریف نامحدودی از حسابهای تفصیلی وجود دارد، که براساس نظر حسابدار صورت میگیرد.
برای ایجاد حسابهای تفضیلی میتوان آن را سطحبندی کرد و به صورت سطح یک و سطح دو معرفی کرد. به عنوان مثال برای حساب معین حقوق پرسنل اداری میتوان در سطح اول حساب تفضیلی حقوق پرسنل واحد برنامهریزی را در نظر گرفت و در سطح دو اسامی پرسنل این واحد را منظور کرد.
بنابراین این سطحبندی در برخی از سیستمهای حسابداری وجود دارد و در برخی دیگر به صورت همان یک سطحی تعریف میشود.
انواع حسابهای تفصیلی
انواع حسابهای تفصیلی در حسابداری چند سطحی
در فرآیند طبقه بندی حسابها در حسابداری، حسابهای تفصیلی نقش کلیدی در ثبت جزئیات و ردیابی دقیق رویدادهای مالی دارند. در حسابداری چند سطحی، حسابهای تفصیلی به طور کلی به دو دسته تفصیلی چند سطحی و تفصیلی شناور تقسیم میشوند.
حسابهای تفصیلی چند سطحی
این نوع حسابها زمانی استفاده میشوند که شناسایی یک حساب، شخص یا کالا نیازمند اطلاعات دقیقتری باشد. به عنوان مثال، یک حساب بانکی به خودی خود یک حساب تفصیلی است، اما در صورتی که مشخصاتی مانند نوع حساب، شعبه یا شماره حساب نیز ثبت شود، این ساختار به صورت تفصیلی چند سطحی تعریف میشود. این روش به شفافسازی اطلاعات در انواع سطوح حسابداری کمک میکند.
حسابهای تفصیلی شناور
حساب تفصیلی شناور این امکان را فراهم میکند که یک حساب تفصیلی بدون محدود شدن به یک حساب معین خاص، در چندین معین مختلف مورد استفاده قرار گیرد. این ویژگی، یکی از پاسخهای عملی به این سؤال است که حسابداری چند سطحی یعنی چه و چگونه میتواند ساختاری منعطف برای سازمانهای در حال رشد ایجاد کند.
استفاده از تفصیلی شناور باعث کاهش تکرار کدها، سادهسازی کدینگ و افزایش دقت گزارشهای مالی در حسابداری چند سطحی میشود.
حسابداری چند سطحی و چالشهای محاسبه بهای تمام شده
در سازمانهای تولیدی و پروژهمحور، برای محاسبه دقیق هزینههای واقعی محصولات، نیاز به اطلاعات عمیقتری از انواع سطوح حسابداری وجود دارد. تفکیک هزینهها بر اساس مرکز هزینه، این امکان را فراهم میآورد که با استفاده از نرم افزار بهای تمام شده، محاسبات دقیقتری انجام شود. این اطلاعات به مدیران کمک میکند تا در تصمیمگیریهای مهمی مانند قیمتگذاری، برنامهریزی تولید و کنترل هزینههای مشترک، تصمیمات صحیحی اتخاذ کنند. حسابداری چند سطحی باعث میشود که تصویر واقعی و جامعی از بخش تولید در دسترس باشد و فرآیندهای مالی به شکلی شفاف و قابل تجزیه و تحلیل انجام شوند.
راهحلهای پیشرفته در حسابداری چند سطحی: تفصیلی شناور و مراکز هزینه
سیستمهای نوین حسابداری چند سطحی با قابلیتهای تفصیلی شناور و مراکز هزینه، محدودیتهای ساختار ثابت سهسطحی را برطرف میکنند. با تعریف حسابهای تفصیلی، هر حساب میتواند همزمان به چند حساب معین مرتبط شود، مشکل تکرار کدینگ را حل کرده و مدیریت مالی را ساده و دقیق میکند. این قابلیت امکان گزارشدهی دقیق و شفافیت مالی بالا را فراهم میکند؛ برای مثال در نرم افزار حقوق و دستمزد میتوان تمام جزئیات مالی هر کارمند از حقوق و وامها تا مزایا را بهصورت یکپارچه ردیابی کرد و با استفاده از سرفصلهای حسابداری، ساختار منظم و استانداردی برای تراکنشها ایجاد کرد.
همچنین، مراکز هزینه بهعنوان یک سطح تحلیلی مستقل، امکان تفکیک هزینهها و درآمدها بر اساس پروژه یا دپارتمان را فراهم میکنند. این سطح چهارم، بدون تغییر در ساختار استاندارد، گردش هزینهها و درآمدها را با ترکیب حسابهای کل و حساب معین قابل مشاهده میکند و ابزاری حیاتی برای ردیابی دقیق هزینهها و محاسبه بهای تمام شده است.
چرا انعطافپذیری در کدینگ حسابداری اهمیت دارد؟
در حسابداری چند سطحی، استفاده از کدینگ حسابداری برای سازماندهی حسابها ضروری است، زیرا با اختصاص کد به هر حساب در سطوح مختلف، ارتباط بین آنها را مشخص کرده و به استانداردسازی فرآیندهای مالی و کاهش خطای انسانی کمک میکند؛ اما در ساختارهای ثابت که هر حساب تفصیلی فقط به یک حساب معین متصل است،ردیابی یک شخص یا ماهیت مالی در چند حساب معین مختلف، نیازمند تعریف کدهای تکراری و مجزا است و به همین دلیل سیستمهای پیشرفته با ساختار منعطف طراحی میشوند تا طبقه بندی حسابها در حسابداری به شکل کارآمدتر انجام شده و گزارشهای جامعتری در اختیار تصمیمگیرندگان قرار گیرد.
چرا استفاده از کدینگ حسابداری مهم است؟
طبقهبندی حسابها یا به اصطلاح کدینگ یک مسئله بسیار مهم و تخصصی در حسابداری به شمار میرود. در صورتی که این فرآیند به شکل درست صورت گیرد به سرعت و دقت ثبت حسابها بسیار کمک خواهد کرد. با توجه به این که در یک فرآیند مالی با انواع مختلفی از حسابهای اصلی و فرعی در ارتباط هستند، نیاز به کدینگ حسابداری کاملا واضح است.
در حال حاضر نرم افزارهای مالی کمک بسیاری در حوزه دستهبندی حسابها به ما میکنند و کار را تا حد بسیاری ساده کرده و دقت را افزایش میدهد. مهمترین بخش دستهبندی حسابها مرتبط با حسابهای کل است چرا که این اطلاعات استفاده برون سازمانی دارد.
همچنین حسابهای معین برای کمک به مدیران برای تصمیمگیری مالی میآیند. سپس نوبت حسابهای تفصیلی است که ریز حسابهای هر شرکت بوده احتمالا با سایر شرکتها متفاوت است.
کدینگ حسابداری دارای انواع متنوعی هستند، به عنوان مثال طبق حروف اول حساب که به آن کدینگ حفظی میگویند مانند «ح.د» که مخفف حساب دریافتی است.
گاهی اعداد به صورت متوالی به حسابها اختصاص داده میشود که به آن کدینگ متوالی میگویند؛ یا یک سری از اعداد به حسابهای یک دوره مالی اختصاص داده میشوند که به آن کدینگ دسته یا تودهای گفته میشود.
داشتن سیستم کدینگ موجب میشود فرآیند ثابتی در ثبت حسابها اتخاذ شود. به این ترتیب گزارشهای دقیقتری برای تحلیل ارائه شده و خطای انسانی در ثبت حسابها کاهش پیدا میکند.
ویژگیهای حسابداری چند سطحی
سیستم حسابداری مالی حاوی ۳ بخش است که در ادامه به این ۳ بخش اشاره میکنیم:
- کدینگ و نوع کدینگ
- اسناد و نوع اسناد
- گزارشات
کدینگ و نوع کدینگ
سیستم کدینگ دارای ۶ سطح است این سطحها شامل سطح گروه، سطح کل، سطح معین، سطح چهارم، سطح پنجم و سطح ششم است. انواع گروه حسابها دربرگیرنده ترازنامه، سود و زیانی و انتظامی است. در رابطه با سطح کل و معین از دیگر گروه حسابها تبعیت میکنند.
انواع حساب تفصیل دربرگیرنده اشخاص، شرکتها، مراکز هزینه، پروژه، حسابهای جاری، کالا، گروه کالا، گروه مشتری، قراردادهای فروش هستند که کاربر میتواند انواع تفصیل دیگر بیفزاید. مطابق با نیاز خریدار این سیستم قادر است طول کدینک را از ابتدا به شکل دلخواه تعریف نماید و طول کدینگ گروه، کل، معین و تفصیلی را مشخص کرده و دیگر قابل تغییر نیستند.
سطوح سیستم تا معین اجباری هستند اما سه سطح دیگر اختیاری هستند به صورتی که میتوان برای معین تنها سطح چهارم ارتباط داد اما برای معین دیگر تنها سطح ششم یا پنجم و ششم.
هدف از سطح چهارم، پنجم و ششم همان حساب تفصیلی است ولی دلیل جداسازی اینها امکان ریز کردن اطلاعات حساب معین است. مثلا حساب موجودی نزد بانک به تفصیل حساب بانک تکمیل میشود و نیاز به دیگر سطوح ندارد. اما حسابی مانند حساب هزینهای میتواند با ارتباط در سطح چهارم، پنجم و ششم حساب کامل ریز و تفکیک شود.
اسناد و نوع اسناد
در این سیستم اسناد دربرگیرنده ۴ مرحله ثبتی و ۴ نوع سند پیشفرض و تعداد نامحدودی نوع سند دلخواه و مطابق با سیستکهای خریداری شده دارای انواع سند سیستمی هستند؛ همانند سندهایی که از انبار، فروش، خزانه داری به حسابداری فرستاده میشود.
در رابطه با ۴ مرحله ثبت میتوان به یادداشت، ثبت موقت، بررسی شده و دائم اشاره کرد. به طوری که سند یادداشت تنها جنبه ثبتی دارد و در هیچ گزارشی قید نمیشود و دیگر مراحل به جز دائم قابل حذف و بازگشت است و در تمام گزارشات میآید.
در رابطه با ۴ نوع سند پیشفرض میتوان به سند عمومی، افتتاحیه، سند بستن حسابها و اختتامیه اشاره کرد که به جز سند عمومی تمام آنها از طریق خود سیستم به صورت اتوماتیک صادر میشود.
گزارشات
گزارشات این سیستم دربرگیرنده یکسری گزارشات آماده حاوی تراز، دفاتر، تحلیلی، تجزیه سنی و سالانه و یکسری گزارشات قابل طراحی و انتخابی اشاره کرد. امکان گزارش تراز از تمام سطوح به صورت تراز با دفاتر ساده و تحلیلی از امکانات فوقالعاده این نرمافزار هستند.
انواع سطوح حسابداری کدام است؟
همان طور که اشاره شد با هدف امکان ثبت اطلاعات و سهولت در کار، به طبقهبندی حسابها پرداخته میشود. این حسابها دربرگیرنده حسابهای کل، حسابهای معین و حسابهای تفصیلی شدند و این ۳ طبقه در حقیقت ۳ سطح حسابداری را ایجاد میکنند. توضیحات تکمیلی در رابطه با هر یک از سطوح ارائه شد.
علاوهبر این، عنوان شد که ممکن است در یک سیستم حسابداری، حساب تفصیلی سطح دو ایجاد شده و لذا حاوی ۴ سطح باشیم. همچنین برای هر حساب کل، یک حساب معین و برای حساب معین نیز یک حساب تفصیلی تعریف کرد.
آیا برای هر حساب کل میتوان تا چند حساب معین ایجاد کرد و یا برای هر حساب معین چند حساب تفصیلی تعریف کرد؟ پاسخ این سوال این است که هیچ محدودیتی برای این مسئله نیست و نامحدود برای هر حساب کلی میتوان حساب معین ایجاد کرد و برای هر حساب معینی نیز بینهایت میتوان حساب تفصیلی تعریف کرد.
کدینگ شناور و ثابت در حسابداری
نقش حسابداری چند سطحی در کنترل و ثبت اسناد مالی
یکی از مزایای مهم حسابداری چند سطحی، ایجاد کنترل مؤثر بر فرآیند ثبت اسناد مالی است. در این ساختار، اسناد تنها ثبت نمیشوند، بلکه در چارچوبی مرحلهبندیشده مورد بررسی و تأیید قرار میگیرند.
به طور معمول، اسناد حسابداری در چهار مرحله ثبت میشوند: سند یادداشت، ثبت موقت، بررسیشده و سند دائم. سند یادداشت صرفاً جنبه ثبت اولیه دارد و در گزارشها نمایش داده نمیشود. ثبت موقت امکان اصلاح را فراهم میکند و پس از بررسی نهایی، سند به حالت دائم منتقل میشود.
چرا خرید نرم افزار حسابداری پیشرفته برای سازمان ضروری است؟
انتخاب یک سیستم حسابداری چند سطحی پیشرفته، یک تصمیم استراتژیک است که فراتر از ثبتهای روزمره عمل میکند. با قابلیتهایی مانند تعریف حسابهای تفصیلی و استفاده از سرفصلهای حسابداری منظم، سازمانها میتوانند گزارشهای دقیق و جامع تولید کرده و کنترل بهتری روی بودجه و هزینهها داشته باشند. این شفافیت اطلاعاتی نه تنها به مدیران برای تصمیمگیری کلان کمک میکند، بلکه اعتماد سرمایهگذاران و ذینفعان خارجی را نیز جلب میکند. سیستمهای پیشرفته حسابداری چند سطحی پایهای قدرتمند برای یکپارچگی در ERP هستند؛ بنابراین هنگام بررسی قیمت نرم افزار erp، سرمایهگذاری در امکاناتی مانند حساب تفصیلی شناور، به معنای بهبود مدیریت فرآیندهای پیچیده و کاهش خطاهای سازمانی است. علاوه بر این، این سیستمها با قابلیتهایی مانند نرم افزار حقوق و دستمزد و امکان خرید نرم افزار حسابداری پیشرفته، سازمانها را قادر میسازند فرآیندهای مالی را به شکل دقیق، شفاف و کارآمد مدیریت کنند.
نتیجهگیری
حسابداری چند سطحی سیستمی است که با طبقهبندی حسابها در سطوح کل، معین و تفصیلی، امکان مدیریت دقیق و گزارشدهی شفاف مالی را فراهم میکند. این ساختار به کسبوکارها کمک میکند تا اطلاعات مالی را به شکل جزئی و سازمانیافته ردیابی کنند، خطاها را کاهش دهند و تصمیمگیریهای مدیریتی بهتری داشته باشند. استفاده از قابلیتهایی مانند حساب تفصیلی شناور، کدینگ منعطف و مراکز هزینه، انعطافپذیری و دقت گزارشها را افزایش میدهد.
برای بهرهمندی از تمام مزایای حسابداری چند سطحی و مدیریت حرفهای مالی، میتوانید از نرمافزارهای پیشرفته فراپیام استفاده کنید که با امکانات یکپارچه، گزارشدهی دقیق و قابلیتهای سفارشی، فرآیندهای مالی سازمان شما را ساده و شفاف میکند.
سوالات متداول
۱. حسابداری چند سطحی یعنی چه و چرا مهم است؟
حسابداری چند سطحی یعنی سیستمی که حسابها را در چند سطح (کل، معین و تفصیلی) سازماندهی میکند تا هم گزارشهای مالی دقیق و هم مدیریت داخلی بهتر فراهم شود. این ساختار باعث میشود شرکتها بتوانند اطلاعات مالی را با جزئیات بیشتر ردیابی کنند و تصمیمگیریهای مدیریتی مؤثرتری داشته باشند.
۲. حساب تفصیلی شناور در حسابداری چند سطحی چیست؟
حساب تفصیلی شناور به شما اجازه میدهد یک حساب تفصیلی را در چند حساب معین استفاده کنید و ردیابی تراکنشها را سادهتر و دقیقتر میکند.
۳. طبقه بندی حسابها در حسابداری چگونه انجام میشود؟
طبقه بندی حسابها شامل تعیین کدینگ مناسب و دستهبندی حسابها در سطوح مختلف است. با این روش، گزارشها سازمانیافته و تحلیل مالی سادهتر میشود و از اشتباهات ناشی از ثبت نادرست جلوگیری میکند.
۴. نرم افزارهای حسابداری چند سطحی چه مزایایی دارند؟
نرم افزارهای حسابداری چند سطحی امکان تعریف حسابهای تفصیلی، گزارشدهی دقیق و مدیریت مراکز هزینه را فراهم میکنند. این قابلیتها باعث افزایش دقت، شفافیت و سرعت در تصمیمگیریهای مالی میشود.
بیشتر بخوانید :
