علم حسابداری در زمان‌های گذشته و در آغاز گستردگی صنعت، صرفاً به محاسبه دخل و خرج و بررسی شرایط طلبکاری و بدهکاری محدود می‌شد. با گذشت زمان، پیچیدگی‌های بسیاری متوجه صنعت و تجارت شده است که نهایتاً منجر به این نیاز شده است که برای هر بخشی از فعالیت‌های تجاری، تخصصی خاص از زیر شاخه‌های علم حسابداری استفاده شود.
حسابداری پیمانکاری، از آن دسته علومی است که با توجه به شرایط تجاری این روزها، بخش بزرگی از نیازهای مالی شرکت‌ها را حل می‌کند. به همین دلیل در این مقاله از فراپیام به بحث قراردادهای پیمانکاری و نحوه حسابداری آن‌ها خواهیم پرداخت.
اصطلاحات اولیه در بحث پیمانکاری
برای آن که بتوانیم وارد بحث حسابداری پیمانکاری شویم، باید در ابتدا درمورد این که اصلاً پیمانکاری به چه فعالیت‌هایی گفته می‌شود بپردازیم.
- پیمان
به اسناد و مدارکی که برای انجام کار یا ارائه خدمات بین دو طرف معامله مبادله می‌شود، پیمان می‌گویند.
- کار
مجموعه فعالیت‌ها و خدماتی که برای شروع، انجام و به پایان رساندم موضوع پیمان انجام می‌شود، کار گفته می‌شود.
اجزای اساسی پیمان چیست؟
گفتیم که پیمان یک سند است، بنابراین مانند هر سند دیگری، باید حاوی اطلاعات مختلف باشد. اطلاعاتی که در پیمان بیان می‌شوند، شامل سه بخش موافقت نامه، شرایط عمومی و شرایط خصوصی هستند.
- موافقت نامه
در موافقت نامه، باید مشخصات اصلی قرارداد، مشخصات دو طرف که پیمانکار و کارفرما هستند، حق الزحمه‌ای که از طرف کارفرما به پیمانکار پرداخت می‌شود، تعهداتی که دو طرف نسبت به یکدیگر دارند، موضوع پیمان و مدت زمانی که برای به اتمام رساندن کار لازم است ذکر شوند.
- شرایط عمومی
این شرایط از طرف قانون گذاران مشخص شده است و شامل مواردی می‌شود که فارغ از ماهیت و نوع موضوع پیمان باید برای تمام انواع فعالیت‌های پیمانکاری اجرا شود.
- شرایط خصوصی
این شرایط بسته به ماهیت موضوع پیمان مشخص می‌شود و نباید به هیچ عنوان، موردی از شرایط عمومی را نقض کنند.
کارفرما
کارفرما شخصی حقوقی است، که موضوع پیمانی دارد و می‌خواهد آن را به غیر بسپارد. کارفرما ممکن است شخصاً با پیمانکار وارد مذاکره شود یا ممکن است نماینده او این کار را انجام دهد. نماینده قانونی کارفرما، در حکم کارفرما شناخته می‌شود.
پیمانکار
پیمانکار طرف قرارداد کارفرما است. شخصی که ممکن است خود مسئولیت کار را بر عهده بگیرد یا این که بخشی از کار را به دلیل بالا رفتن سرعت و دقت، به پیمانکار فرعی که با نام پیمانکار دسته دوم یا جزء نیز شناخته می‌شود بسپارد.
همچنین بخوانید : تفاوت شخص حقیقی و حقوقی
قرارداد
زمانی که کارفرما و پیمانکار به توافق رسیدند، باید با یکدیگر قرارداد ببندند. در این قرارداد باید موارد زیر ذکر شوند. نکته‌ای که در خصوص این موارد وجود دارد، این است که باید به صورت ریز، جزئی و به تفصیل بیان شوند.
- مدت پیمان
- تغییر مقادیر کار و کارهای جدید
- مبلغ پیمان
- موضوع پیمان
- مشخصات طرفین قرارداد
پیمانکاری
به کارهایی که بتوان آن‌ها را به افراد حقیقی یا حقوقی واگذار کرد و بر اساس میزان و واحد کار یا بر اساس برآورد هزینه مشخص شوند، پیمانکاری گفته می‌شود. فعالیت‌های احداث، ساخت، تنظیمات، امور اداری، باربری و ترابری و غیره در این دسته قرار می‌گیرند.
برای مثال، اگر اداره‌ای برای کارکنان خود سرویس ایاب و ذهاب لازم داشته باشد، معمولاً خود اقدام به راه‌اندازی این بخش و استخدام راننده نمی‌کند، بلکه از یک شرکت ترابری می‌خواهد تا به عنوان پیمانکار، این فعالیت را بر عهده بگیرد.
بعضاً گفته می‌شود، چنانچه فعالیتی برون سپاری شده بیش از یک سال به طول بیانجامد در دسته فعالیت‌های پیمانکاری قرار می‌گیرد، با این حال این مورد به تنهایی ملاک نیست و قراردادهای پیمانکاری کوتاه مدت ۳ تا ۶ ماهه نیز وجود دارند.
مراحل اجرای طرح‌های پیمانکاری
برای هر طرح پیمانکاری باید سه مرحله طی شود.
- مطالعه مقدماتی طرح
در این مرحله کارفرما از کمک یک مهندس مشاور استفاده می‌کند تا ابعاد پروژه و نقشه‌ها و طرح‌های اولیه را بررسی کرده و قابلیت اجرایی بودن آن را بررسی کند. در این مورد هنوز حسابداری پیمانکاری شکل نمی‌گیرد و این مهندس مشاور است که مبلغی برای فعالیت خود دریافت می‌کند. درواقع در دفتر حسابداری پیمانکار چیزی ثبت نمی‌شود.
بنابراین اجاره کننده مرحله اول مهندس مشاور است و نوع پیمان از نوع مقطوع می‌باشد. ارتباط بین کارفرما و مهندس مشاور بر پایه اعتماد است، با این وجود کارفرما در هر قسط پرداخت می‌تواند ۱۰ تا ۲۰ درصد به عنوان وجه تضمین نزد خود نگه دارد تا در صورت وجود ایراد، پیش از پرداخت کامل، مهندس مشاور آن را رفع کند.
- مطالعه تفصیلی طرح
در این مرحله نیز مانند مرحله اول، فاز حسابداری پیمانکاری آغاز نمی‌شود. مهندس مشاور در این مرحله شروع به تکمیل اطلاعات با دید جزئی می‌کند.
در پایان این مرحله تمام ابهامات درمورد پروژه باید پوشش داده شود و مواردی مانند جزء به جزء مبلغ پیمان، موضوع پیمان با تمام جزئیات، نحوه تهیه مصالح و ابزار و هر مورد موجود دیگری از جمله مواردی هستند که باید در یک سند جمع‌آوری شوند. نهایتاً دفتر کارفرما باید این سند را بررسی کرده و تأیید کند. بحث پرداخت‌ها و وجه تضمین مانند مرحله اول است.
- اجرای طرح
در مرحله آخر باید طرح اجرا شده و در نهایت به بهره برداری برسد. به این منظور باید مراحل زیر طی شوند.
- ارجاع کار به پیمانکار
- انعقاد قرارداد پیمانکار
- عملیات اجرایی
- تنظیم و پرداخت صورت وضعیت‌ها
- تحویل موقت
- تحویل قطعی
- ارجاع کار به پیمانکار
برای آن که این مفهوم را به خوبی متوجه شویم، باید با دو تعریف زیر آشنا شویم.
- مناقصه: به فرآیند خرید کالا یا انجام خدمات به پایین‌ترین قیمتی که شرکت‌کنندگان پیشنهاد می‌دهند، مناقصه گفته می‌شود.
- مزایده: به فرآیند فروش کالا یا خدمات به بهترین و بالاترین قیمت پیشنهادی، مزایده گفته می‌شود.
کارفرما باید موضوع پیمان را در شرایطی به پیمانکار واگذار کند، که نیاز به پرداخت کمترین هزینه باشد. بنابراین پیمانکارها در مناقصه انتخاب می‌شوند. برای ارجاع کار به پیمانکار، لازم است مراحل زیر طی شوند.
- توزیع اسناد و مدارک مناقصه
- شرکت در مناقصه و مبادله ضمانت نامه شرکت در مناقصه
- انتخاب پیمانکار از طرف کمیسیون مناقصه
دعوت از پیمانکار، که خود به یکی از سه روش، مناقصه عمومی، مناقصه خصوصی و ترک مناقصه انجام می‌شود. این مرحله زمانی آغاز می‌شود که مرحله مطالعات تفصیلی کامل شده باشد و ابهامی برای کارفرما باقی نمانده باشد.
انواع مناقصه
پیش از آن که وارد معرفی انواع مناقصه شوم، خوب است بدانید که انتخاب پیمانکار در دفتر حسابداری آن ثبت نمی‌شود و همچنان جزئی از حسابداری مرحله مطالعاتی است.
- مناقصه عمومی
در این روش یک آگهی مبنی بر نیاز کارفرما به پیمانکار در یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار، منتشر می‌شود و به این ترتیب فراخوانی عمومی در اختیار تمام پیمانکاران قرار می‌گیرد.
- مناقصه خصوصی
در این روش، از برخی پیمانکاران دعوت به عمل می‌آید تا رد مناقصه شرکت کنند. نحوه انتخاب پیمانکاران به این صورت است که کارفرما با توجه به ماهیت کار، شرکت‌هایی را انتخاب می‌کند که از لحاظ تخصص، توانایی فنی و ظرفیت واحدها، توانایی انجام پروژه را داشته باشند.
- ترک مناقصه
در این روش، مناقصه برگذار نمی‌شود و مستقیماً از شرکت پیمانکاری مورد نظر، دعوت به همکاری می‌شود. البته این روش روند دشواری دارد، چرا که کارفرما باید با استفاده از یک گزارش توجیهی، نیاز خود به همکاری با شرکت مورد نظر را شرح دهد و این گزارش باید به تأیید وزیر و معاون‌های او برسد.
همچنین بخوانید : حسابداری شرکت ها
حسابداری پیمانکاری
حال که وارد فاز اصلی کار شدیم، باید برای انجام امور مالی، که در بحث پیمانکاری از اجزای بسیاری تشکیل شده است، چاره‌ای اندیشید. چاره رفع مشکلات و رسیدگی به این کار، در دست حسابداری پیمانکاری است.
واضح است که هر فعالیت صنعتی و تجاری در هر ابعادی نیاز به حسابداری دارد و فعالیت‌های پیمانکاری نیز از این قاعده مستثنی نیستند. بنابراین آن چه مسلم شد، این است که در دو مرحله اول اجرای طرح‌های پیمانکاری، کارفرما بدهکار است و باید هزینه‌ها را متقبل شود و هنوز در دفتر پیمانکار حسابی ثبت نشده است.
هزینه‌های ضمانت نامه
زمانی که پیمانکار، اسناد و مدارک مناقصه را مطالعه کرد و به این نتیجه رسید که می‌خواهد در مناقصه شرکت کند، باید برآورد خود از هزینه را انجام داده و موارد زیر را اعلام کند.
- ضمانت نامه شرکت در مناقصه به میزان ۵ درصد مبلغ پایه پیمان
- وثیقه‌ای که بانک به میزان ۱۲۰ درصد مبلغ ضمانت نامه برای صدور آن نزد خود نگه می‌دارد
- سپرده نقدی شرکت در مناقصه به میزان ۱۰ درصد ضمانت نامه
ضمانت نامه مهم‌ترین سندی است که در بحث پیمانکاری با آن روبرو هستیم و این بخش سهم بزرگی در حسابداری پیمانکاری دارد. در بحث حسابداری به این بخش حساب انتظامی و طرف حساب انتظامی گفته می‌شود که همین ۵ درصد و ۱۲۰ درصدی که پیشتر معرفی کردیم را شامل می‌شود.
هزینه‌های مصرفی
هر هزینه‌ای که مربوط به تهیه ابزار و مصالح، دستمزد کارگران و به طور کلی هر هزینه‌ای مستقیماً مربوط به انجام کار می‌شود، در این دسته قرار می‌گیرد.
فرآیند انتخاب پیمانکار
ممکن است تصور کنید وقتی پیمانکار انتخاب شد دیگر وارد فاز اجرا می‌شویم و بحثی در این میان باقی نمی‌ماند. اما همانطور که گفتیم رسیدگی به امور مالی پیمانکاری بسیار پیچیده است و هنوز باید به افرادی که انتخاب نشده‌اند و کسانی که با وجود انتخاب شدن حاضر به پذیرش مسئولیت خود نیستند رسیدگی کرد. بنابراین پس از اتمام انتخاب پیمانکار سه حالت رخ می‌دهد.
- پیمانکار برنده مناقصه نباشد
در این صورت، مخارج به عنوان هزینه‌های دوره شناسایی شده و ضمانت نامه نیز آزاد می‌شود.
- پیمانکار برنده شده است و باید قرارداد بسته شود
در این صورت هزینه به شرکت پیمانکار پرداخت شده و او شروع به اجرای پیمان می‌کند. کارفرما هزینه مطالعات را می‌پردازد و دارایی در جریان ساخت قرار می‌گیرد.
- پیمانکار برنده شده است ولی حاضر به بستن قرارداد نیست
در این صورت مخارج به عنوان زیان دوره شناخته می‌شود و ضمانت نامه به نفع کارفرما ضبط می‌شود.
مبلغ پایه پیمان چگونه تعیین می‌شود؟
زمانی که مهندس مشاور در حال انجام مطالعات روی میزان کار پروژه و جزئیات مربوط به آن است، باید بتواند هزینه پایه را برآورد کند، تا پیمانکار بر اساس آن تصمیم بگیرد که آیا توانایی شرکت در مناقصه را دارد یا خیر. به این منظور باید برای بهای هر واحد کار، به سراغ لیستی برود که هر ساله توسط سازمان برنامه و بودجه تنظیم می‌شود و قیمت تمام فعالیت‌های پیمانکاری در ان ذکر شده است.
برای مثال اگر فعالیت مربوط به آسفالت کردن یک جاده باشد، مهندس مشاور باید نرخ خاکبرداری و آسفالت هر متر جاده را از این لیست استخراج کرده و در مسافت کل ضرب کند تا به قیمت پایه برسد.
در این لیست تمام جزئیات قیمتی فعالیت‌هایی که پیمانکاران از نقطه شروع تا پایان کار خود به آن نیاز دارند بیان شده است. این لیست سالانه به مجریان طرح‌ها و شرکت‌های مختلف ابلاغ می‌شود و همگی موظف هستند دقیقاً بر طبق مبالغ اعلامی آن برآورد هزینه کنند.
تعهدات پیمانکار
- در ابتدا پیمانکار باید اسناد و مدارک را به خوبی مطالعه کند و از مفاد و موارد آن به خوبی مطلع باشد.
- سپس باید بسته به برآوردی که از میزان کار دارد، به تعداد کافی کارگر و متخصص استخدام کند و همچنین میزان دستمزد آن-ها را به درستی تعیین کند. در پروژه‌هایی که نیاز به مواد و مصالح است، پیمانکار باید تمام احتیاجات پروژه را به درستی بر طرف کند.
- مورد بسیار مهمی که وجود دارد، این است که کارفرما باید بر اساس قانون کار و قوانین بیمه تأمین اجتماعی تمام موارد را رعایت کرده و تعهدات خود را که قانون به انجام آن دستور داده است، به جا آورد.
تعهدات کارفرما
- کارفرما باید تمام زمین‌هایی که برای انجام پروژه لازم است را در زمان معین و به رایگان در اختیار پیمانکار قرار دهد.
- برای آن که پیمانکار بتواند نیاز پروژه را به موقع بر طرف کرده و مراحل ابتدایی کار را مدیریت کند، کارفرما باید پیش پرداختی را به او بپردازد. پیش پرداختی که کارفرما موظف به پرداخت است در چند قسط و متناسب با درصد پیشرفت کار پرداخت می‌شود. بنابراین کارفرما نباید تمام مبلغ قرارداد را به یک باره به پیمانکار پرداخت کند و این پرداخت‌ها در طی چندین قسط صورت می‌گیرند. پرداخت این قسط‌ها وابسته به درصد تجهیز کارگاه و میزان پیشرفت پروژه است.
- کارفرما باید درمورد صورت‌های وضعیت نهایت دقت را به عمل آورد و در زمان درست صورت‌ها را بررسی کرده و بر اساس نرخ‌های موجود پرداختی خود را به جای آورد.
روشهای حسابداری پیمانکاری
تا الان با معنی و کارکرد حسابداری پیمانکاری آشنا شده‌اید. به طور کلی برای حسابداری پیمانکاری دو روش مهم و اصلی وجود دارد که اکثر شرکت‌ها از آن استفاده می‌کنند؛ البته این روش‌ها بسته به شرایط هر پروژه متفاوت است و شرکت‌ها تنها از یکی از این روش‌ها استفاده می‌کنند:
روش حسابداری پیمانکاری بر اساس درصد پیشرفت کار
یکی از روش‌ها روش حسابداری بر اساس درصد پیشرفت کار و مرحله به مرحله است در واقع در این روش حسابداران باید سود و زیان انجام پروژه را مرحله‌ای و با پیشرفته کار محاسبه کنند.
در واقع در این روش پیمانکار مربوط به هر پروژه طبق قرارداد حسابداری خود یک پروژه را پیش می‌برد و کارفرما نیز موظف است طبق تعهداتی که داده است، پرداخت‌های مالی را سر وقت و به موقع انجام دهد. این به این معنی است که با پیشرفت بیشتر کار و پروژه کارفرما باید هزینه را به پیمانکار بپردازد.
در این روش حسابداری پیمانکاری هزینه‌های سود و ضرر قبل از شروع کار تا حدودی پیش‌بینی می‌شوند و این می‌تواند یکی از از معایب این روش باشد؛ چراکه با تمام شدن یک پروژه اگر تغییری در قیمت‌ها اتفاق بیفتد یا مسائل پیش‌بینی نشده رخ دهد و انجام پروژه به زمانی دیرتر موکول شود، در نهایت محاسبه نهایی با مشکل و چالش روبه‌رو خواهد شد.
حسابداری پیمانکاری بعد از تکمیل پروژه
این روش دقیقاً برعکس روش قبل عمل می‌کند و همان طور که از اسم آن متوجه خواهید شد اکثر هزینه‌ها بعد از از اتمام پروژه یا انجام دادن بخش بیشتر هر پروژه دریافت می‌شود.
در روش بالا قبل از شروع کار یک ایده و پیش‌بینی کلی از سود و ضررهای شرکت در نظر گرفته می‌شد اما در این روش احتیاجی به پیش‌بینی هزینه‌ها نیست و تمام آن‌ها بر اساس اسناد و مدارک بعد از انجام دادن قسمت زیاد پروژه بررسی می‌شود.
البته مانند روش بالا به علاوه مزایای آن، یک اشکال نیز دارد. در این روش محاسبه جای سود خالص نهایی هر پروژه ممکن است منجر به وارد شدن بار مالیاتی و هزینه‌های زیاد شرکت پیمانکار شود. بنابراین بهتر است قبل از انجام هر پروژه و برای جلوگیری از به وجود آمدن این مشکل از کارشناسان و متخصصان مربوطه کمک بگیرید.
مراحل صفر تا صد آموزش حسابداری پیمانکاری
- مرحله یک: مانند هر فعالیت و شغل دیگر که در ابتدا باید با اصطلاحات اصلی آن آشنا باشید حسابداری پیمانکاری نیز از این قاعده مستثنا نیست و باید تمام اصطلاحات مورد نیاز را یاد بگیرید. شاید فکر کنید اصطلاحات حسابداری پیمانکاری و حسابداری عمومی شبیه به هم هستند؛ اما باید بدانید نکات تخصصی در رابطه با حسابداری پیمانکاری وجود دارد که باید آن‌ها را یاد بگیرید. همچنین باید کاملاً با گزارش‌های حسابداری پیمانکاری آشنا باشید و قرارداد حسابداری پیمانکاری را بشناسید؛ چرا که هر گزارش با دیگری متفاوت است.
- مرحله دوم: در این مرحله از شروع این کسب و کار باید با بازار کار و مشاغلی که مربوط به حسابداری پیمانکاری آشنا باشید همه چیز درباره حسابداری پیمانکاری را مرحله به مرحله جلو ببرید و با افرادی که با این حوزه سر و کار دارند ارتباط برقرار کنید. در کلاس‌های آموزشی حسابداری بازار کار که این سبک از حسابداری پیمانکاری را آموزش می‌دهند، شرکت کنید و اطلاعات مربوط به آن را در خود افزایش دهید.
از بهترین راهکارها برای شروع هر بیزینس دانش کافی در آن است. از این رو با شرکت کردن در آموزش‌های مختلف اطلاعات مناسبی را در این زمینه جمع آوری می‌کنید و با تمام جزئیات آن آشنا می‌شوید. بنابراین روند پیشرفت شما رو به افزایش خواهد بود.
- مرحله سوم: همان طور که پیشتر به آن اشاره کردیم شرکت کردن در دوره‌ها و کلاس‌های مربوط به حسابداری پیمانکاری بسیار حائز اهمیت است چرا که دانش شما را افزایش می دهد. به این نکته توجه داشته باشید که بسیاری از دانشکده‌ها و موسسه‌ها دوره‌های مفیدی را برای حسابداری پیمانکاری برگزار می‌کنند و شما چه به صورت حضوری یا غیر حضوری امکان شرکت در این دوره‌ها را دارید.
همچنین شما احتیاج دارید که یک نرم افزار مربوط به حسابداری پیمانکاری را یاد بگیرید و بتوانید با آن کار کنید. اهمیت شرکت در دوره‌ها آنجا مشخص می‌شود که شما کار با این نرم افزارها را نیز فرا می‌گیرید و نحوه فعالیت با آن‌ها را خوب می‌شناسید. علاوه‌بر این که شما باید با روشهای حسابداری پیمانکاری که بالاتر به آن اشاره کردیم آشنا باشید و از آن در کسب و کار خود استفاده کنید.
یکی از مواردی که حتماً در دوره‌ها باید آموزش ببینید هزینه‌یابی شغلی است. همانطور که می‌دانید برای یک کسب و کار حسابداری پیمانکاری پروژه های بسیاری وجود دارد که نسبت به هم متفاوت هستند و شما با داشتن دانش کافی مهارت تطبیق دقیق هزینه‌ها می‌توانید مشاغل مربوط به خود را انجام دهید.
هزینه‌یابی شغلی از آنجا اهمیت دارد که تعداد معاملاتی که می‌تواند در طول یک پروژه اتفاق بیفتد متفاوت است. شما باید به جزئیات مستقیم و غیر مستقیم آن به طور دقیق آگاه باشید و تمام هزینه‌های مربوطه را بشناسید. چراکه هزینه‌یابی شغل اطلاعات دقیقی را در مورد سودآوری یا زیان قرارداد مشخص می‌کند و قدم بسیار ضروری و کارآمد برای اطلاع از هزینه‌های هر پروژه پیمانکاری است.
استفاده از نرم‌افزار حسابداری
یکی از نرم افزارهایی که یادگیری آن بسیار اهمیت دارد نرم افزار حسابداری پیمانکاری مانند نرم افزار هلو نسخه پیمانکاری است که انجام بسیاری از کارها و پیگیری‌ها را برای شما راحت‌تر خواهد کرد. یاد گرفتن این نرم افزار در انجام پروژه‌ها، ثبت حسابداری پیمانکاری، پیگیری مالی و هزینه‌یابی شغل به شما کمک شایانی خواهد کرد.
همچنین از دیگر مزایای و ویژگی این نرم افزار امنیت بسیار بالای آن و جلوگیری از آسیب‌هایی که ممکن است به حسابرسی شما وارد شود، است. چراکه گزارش سریع ای به شما می‌دهد و بیشتر از یک نیروی انسانی در امر پیگیری لازم و ضروری است.
سخن پایانی
حسابداری علمی است که از جزئیات بسیاری برخوردار است و نمی‌توان به سادگی از کنار آن گذشت. یکی از انواع بسیار پرکاربرد و مهم حسابداری، حسابداری پیمانکاری است. انجام امور مالی پیمانکاری به دقت و اشراف به قسمت‌های مختلفی از نظام مالی نیاز دارد. برای انجام این کار جدای از اموری که مستقیماً به پیمانکاری مربوط می‌شوند، حسابدار باید درمورد بیمه، نظام بانکی و غیره نیز اطلاعات کافی داشته باشد.
این موضوع از توضیحاتی که در این مقاله دادیم کاملاً مشخص است، که حسابداری پیمانکاری کاری بسیار پیچیده است و به دلیل زوایا مختلفی که دارد نیاز به تیمی مجرب از حسابداران است.
بیشتر بخوانید :
