مواد اولیه، بخش مهمی از دارایی‌های موسسات تولیدی را شکل می‌دهد. بنابراین مقدار موجودی مواد، روش تهیه، انبارداری و ارزیابی آنها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و تاثیر بسیاری در مشخص کردن وضع مالی و نتایج عملیات واحدهای تولیدی خواهد داشت.
یکی از اصلی‌ترین مسئولیت‌های مدیران واحدهای تولیدی، برنامه‌ریزی و اعمال کنترل صحیح در مقایسه با تهیه و نگهداری موجودی مواد است. این مسئله نیازمند تشکیل یک سیستم حسابداری برای گردآوری اطلاعات و مدارک مرتبط با مواد اولیه و ارائه آن به مدیریت، خواهد داشت.
معمولا در موسسات تولیدی ارزش مواد اولیه موجود در انبار، به مراتب بیشتر از دارایی‌هایی از جمله وجه نقد، حساب‌های دریافتی است. به همین علت، مهار کمی و کیفی مواد اولیه، محاسبه قیمت تمام شده مواد مصرف شده در تولید و برآورد موجودی مواد در اواخر دوره، از اهمیت ویژه‌ای بهره‌مند است.
هزینه مواد طبق قیمت تمام شده مواد صورت می‌گیرد این قیمت تمام شده تمام هزینه‌های مواد است، در حقیقت قیمت خرید، بیمه، حمل و نقل، گمرکی، هزینه نگهداری، هزینه کنترل و بازرسی و تمام هزینه‌هایی که مرتبط با خرید مواد اولیه هست را در برمی‌گیرد. تمام این هزینه‌ها باید در حساب کنترل ثبت شود، هزینه مواد را در حساب کنترل مواد ثبت می‌کنند.
ماهیت مواد
در موسسات تولیدی، مواد بخش ویژه‌ای از دارایی‌ها را شکل می‌دهد که با هدف ایجاد محصولات، آماده و نگهداری میشود. موجودی مواد چون به صورت دائم مصرف و جایگزین میشود، بنابراین یک دارایی فعال و با گردش سریع به حساب می‌آید و به عنوان یکی از اقلام دارایی جاری دسته‌بندی میشود. موجودی مواد از جمله وجوه نقدی دارای اهمیت خاصی است و باید برای تهیه و حفظ آن کنترل‌های ویژه‌ای برقرار گردد.
طبقه بندی مواد
معمولا موسسات تجاری کالا را با هدف فروش خریداری می‌کنند و در نتیجه، موجودی این نوع موسسات از کالاهایی که برای فروش آماده کرده‌اند ایجاد میشود.
در حالی که در موسسات تولیدی، عمدتا مواد اولیه و قطعات مورد نیاز و ضروریات را برای ساخت محصول خریداری کرده، پس از تغییر شکل به صورت محصول تولید شده به فروش می‌رسانند. به عنوان مثال یک کارخانه تولید نان که آرد و نمک و جوش شیرین را به عنوان مواد اولیه خریداری می‌کند و بعد از تهیه خمیر و پخت نان، آن را به فروش می‌رساند.
ضرورتا موجودی موسسات تولیدی را مواد اولیه شکل می‌دهند که به دو گروه مواد مستقیم و مواد غیرمستقیم دسته‌بندی می‌شوند.
مواد مستقیم
مواد مستقیم اقلام مشخصی است که یا از منابع طبیعی به دست می‌آیند و یا محصولات تولیدی دیگر کارخانه‌ها هستند و برای مصرف مستقیم در تولید خریداری می‌شوند.
به عبارتی، مواد مستقیم، موادی است که بخش‌های اصلی یک محصول را تشکیل می‌دهد و یا این که می‌توان آن را به سادگی به آن محصول ارتباط دارد. مواد مستقیم شامل سنگ آهن در کارخانه ذوب‌آهن، آرد در نانوایی، نفت خام در پالایشگاه نفت، ورق آهن در صنایع فلزی، چرم در کفاشی.
مواد غیر مستقیم
مواد غیرمستقیم شامل موادی است که به صورت مستقیم در ساخت کالا دخالت ندارند و یا چنان‌چه به صورت مستقیم در ساخت محصول به کار رفته باشند، به دلیل بهای ناچیز آنها در مقایسه با مواد مستقیم، هزینه جداسازی و تسهیم آنها مقرون به صرفه نیست. مواد غیرمستقیم مانند نخ در دروخت لباس، چشب در کفاشی، پیچ و مهره در ساخت میز و صندلی، جوش شیرین در نانوایی.
ضروریات کارخانه شامل گریس، روغن، مواد تمیزکننده که به صورت غیرمستقیم در تولید محصول تاثیر دارند نیز جزء مواد غیرمستقیم هستند.
مثلا در ساخت جعبه مقوایی، مقوا، مواد اولیه مواد مستقیم محسوب می‌شوند، در حالی که چسب و یا منگنه جزء مواد غیرمستقیم به شمار می‌روند.
گر‌چه چسب و یا منگنه ویژگی‌های مواد اولیه را دارا هستند ولی به دلیل ناچیز بودن قیمت آنها در مقایسه با مقوای مصرفی می‌توان آن را به عنوان مواد غیرمستقیم دسته‌بندی کرد. ضمن این که در این نوع کارگاه، روغن و مواد پاک‌کننده که از ضروریات کارخانه هستند نیز جزء مواد غیرمستقیم به شمار می‌روند.
ثبت برگشت مواد خریداری شده به فروشنده در حسابداری صنعتی
زمانی که محصول خریداری شده به فروشنده عودت داده شود شیوه ثبت به این شکل است که حساب صندوق یا حساب‌های دریافتی بدهکار شده و حساب کنترل مواد بستانکار می‌گردد.
با توجه به این که حسابداری صنعتی باید به شکل دقیق قیمت تمام شده تولید را تعیین کند در ثبت این حساب‌ها توجه به تمام جزئیات مهم است، برای مورد برگشت مواد نیز توجه به شیوه FIFO، LIFO و میانگین مطرح است.
یعنی وقتی که محصولی عودت داده میشود با خیال این‌که چنان‌چه وارد خط تولید شود با چه نرخی در نظر گرفته میشود، در زمان برگشت با همان نرخ در حسابی به نام حساب برگشت به فروشنده اعمال می‌گردد.
گاهی میان مبلغی که فروشنده بابت عودت مواد دریافت میشود و مبلغ حساب کنترل مواد اختلافاتی وجود دارد که این اختلاف به نام اصلاح مواد انتقال داده میشود.
نکته:
از آنجایی که اصولا مواد برشگتی با قیمت مورد توافق دوطرفه از فروشنده خریداری شده است وجود اختلاف میان حساب برگشت مواد و حساب کنترل مشخص است. حساب اصلاح مواد نیز در پایان سال مالی باید به قیمت تمام شده محصول فروش رفته و موجودی مواد پایان دوره انتقال داده شود. این حساب اصلاح مواد توانایی بدهکار یا بستانکار شدن را دارا است.
تهیه و کنترل مواد
از آنجایی که قسمت عمده قیمت تمام شده هر واحد محصول ایجاد شده را معمولا مواد اولیه شکل می‌دهد، به همین خاطر موسسات تولیدی باید تمام امکانات مالی خود را برای آماده و نگهداری مواد در نظر بگیرند.
در نتیجه در موسسات تولیدی بزرگ برای خرید، نگهداری و حسابداری مواد، دوایری ایجاد شده است تا بتوانند به روش مطلوب از امکانات موجود استفاده کنند و مواد اولیه مورد نیاز کارخانه را به قدر کافی و به قیمت مناسب آماده کنند. ضمن این که در هزینه‌های ناشی از نابابی، افت، ضایعات و کمبود مواد، صرفه‌جویی نمایند.
مدیریت واحد برای مواد
در موسسات کوچک تولیدی، اغلب مالکان موسسه یا فردی از سمت او، وظیفه خرید مواد را انجام می‌دهد، اما در موسسات بزرگ تولیدی، ایجاد یک سازمان مجهز برای خرید مواد الزامی است. بنابراین ضروری است که مسئولیت خرید مواد منحصرا به عهده مدیریت واحد قرار داشته باشد.
مدیریت خرید یک موسسه تولیدی، وظیفه بسیار مهمی به عهده دارد و در سیستم کنترل مواد از جایگاه حساسی بهره‌مند باشد که هماهنگ با داشتن و یا نداشتن تشکیلات درست، کفایت، سرعت، دقت عمل، درجه هماهنگی تصمیات آنها با دوایر تولیدی می‌تواند باعث صرفه جویی و یا برعکس، موجب به هدر رفتن سرمایه موسسه شود.
مدیریت خرید مواد، باید حاوی اطلاعات کامل فنی در رابطه با تولید کالا باشد و تجربه و لیاقت کافی برای اداره سازمان خرید داشته باشد.
باید دائم در روند نرخ بازارهای داخلی و خارجی که منابع عمده تهیه مواد مورد نیاز موسسات هستند، باشد و ضمن این‌که با قوانین تجاری و اصول حقوقی معاملات و اصول و قوانین اقتصادی مطلع باشد.
دوایر کنترل کننده مواد
در موسسات تولیدی بزرگ که تعداد کالای مواد مصرفی بسیار زیاد است، به علت تنوع این مواد، ایجاد دوایری برای تهیه و کنترل مواد، الزامی است. این دوایر شامل موارد زیر هستند:
- دایره خرید
- دایره کنترل کیفیت و بازرسی
- دایره انبارها
- دایره حسابداری مواد
- دایره خرید
تهیه و تامین مواد، الزامات، ابزار آلات و لوازم یدکی مورد نیاز شرکت‌های تولیدی بر عهده اداره خرید است. در این دایره، لیست‌ی از مشخصات فنی تمام مواد مصرفی مورد نیاز موسسه تهیه میشود و در اختیار ماموران خرید قرار می‌گیرد تا در زمان دریافت درخواست‌های خرید و انجام سفارشات، دقت کاقی به عمل آید و علاوه‌براین پرونده‌هایی از اسامی و آدرس فروشندگان موارد مورد نیاز، به ترتیب اسم فروشنده و نام و شماره رمز مواد و فهرست قیمت‌ها و تغییرات آن تنظیم می‌کنند تا برای مراجعه در دسترس باشد.
خریدها ضرورتا در برابر وصول درخواست سفارش مواد که به امضای مجاز رسیده باشد طی تشریفات ویژه‌ای صورت گیرد. این تشریفات شامل موارد زیر هستند:
- وصول برگ درخواست خرید مواد
- صادر کردن برگ موقت سفارش خرید برای فروشندگان مواد و استعلام قیمت آن
- مطالعه پیشنهادهای رسیده از فروشندگان و انتخاب مناسب‌ترین آنها
- فرستادن یک نسخه از سفارش خرید به فروشنده مورد نظر به منزله قرارداد میان خریدار و فروشنده است.
دایره کنترل کیفیت و بازرسی: در این دایره، مواد خریداری شده، پیش از تحویل به انبار از لحاظ کمی و کیفی مورد بازرسی قرار می‌گیرند تا مطمئن شود که مواد رسیده مغایر با مواد درخواستی نباشد.
در صورتی که مواد خریداری شده دارای عیب و نقصی باشد، توسط دایره خرید به اطلاع فروشنده می۲رسد تا تصمیم لازم گرفته شود.
ثبت صدور مواد از انبار به خط تولید
زمان صدور مواد از انبار به خط تولید عملیات ثبت در حسب محصولات در فرآیند ساخت که بدهکار میشود و حاب مهار مواد که بستانکار میشود اعمال خواهد شد.
البته پس از فرستادن مواد به خط تولید امکان دارد این مواد مجددا به انبار برگشت بخورد که برگشت مواد از تولید به انبار می‌تواند به عوامل متعددی از جمله ارسال اضافه، عدم تولید محصول مورد نظر، اشتباه در ارسال مواد به خط تولید باشد که این عودت به هر علتی باشد باید در حساب‌ها ثبت گردد.
جمع بندی
کنترل مواد به کار رفته برای تولید محصولات مختلف نیاز به مدیریت و اعمال فرایندهای حسابداری دارد تا کارخانه مورد نظر با کمبود برنامه‌ریزی نشده آن مواجه نشود. کنترل مواد اولیه یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران خط تولید است. در این مقاله درباره این موضوع و این نحوه مدیریت آن صحبت کرده‌ایم.
بیشتر بخوانید :
