حسابداری مدارک ناقص، حسابداری در جامعه ما یک شغل محسوب می‌شود، اما در حقیقت حسابداری هنر کسب درآمد است، آن هم در بازاری که همه به دنبال کسب سود هستند.
این‌که به چه روشی بتوان از یک سری اعداد و ارقام خشک و نامفهوم به درآمد و سود دست پیدا کرد هنرنمایی یک حسابدار را نشان میدهد. مهارت و تخصص یک حسابدار زمانی مشخص می‌شود که از میان اطلاعات مفقود شده، یک سیستم حسابداری شفاف طراحی کند.
حسابداری که قادر باشد در شرایط سخت و مبهم تحمل داشته باشد و با صبر و دقت بسیار بالا اسناد و پرونده، اعداد به هم ریخته سازمان را سروسامان دهد، قطعا پس از گذشتن از این مسیر سخت به موفقیت خواهد رسید.
افرادی که به عنوان حسابدار استخدام می‌شوند مکلف هستند تمام محاسبات را صورت داده و مسئولیت صحیح یا غلط بودن آن‌ها را نیز به عهده بگیرد.
بنابراین یعنی مدیریت تنها و تنها او را مسئول تمام خطاها و یا کل عملیات مالی شرکت می‌داند. کار حسابدار زمانی سخت می‌شود که قصد داشته باشد حسابداری از روی مدارک ناقص را انجام دهد.البته امروزه انواع نرم افزار حسابداری نیز در این زمینه به کمک حسابداران آمده اند.
مدارک ناقص در حسابداری
مدارک ناقص در حسابداری دارای دو حالت است.
۱ – اولین حالت شامل مدارکی است که دارای نقص اطلاعاتی هستند یعنی معتبر و قابل اتکا نیستند. در مباحث مالیاتی و رسیدگی دفاتر در صورتی که این مدارک وجود داشته باشد، دفاتر رد خواهد شد. به عبارتی حسابدار مکلف است که مدارک و اسناد مثبت را بررسی کند. چنان‌چه مدارک و اسناد مورد تایید و قابل اعتماد نباشند رد خواهند شد.
به عنوان مثال صورت حساب خرید و فروشی که پس از اعمال ارزش افزوده آن محاسبه شده است قابلیت اتکا ندارد و یا فاکتورهایی که به سبب عدم وجود مهر و امضا نمی‌توان از آن‌ها به عنوان مدارک معتبر محافظت کرد.
۲ – مدارک ناقص جنبه دیگری نیز دارد و آن کنار هم قرار گرفتن مدارک ناقصی است که برای ثبت اسناد حسابداری الزامی است. مثلا شرکتی را در نظر بگیرید که مدارک و فاکتورهای فروش خود را از دست داده است، به نظر شما چه‌طور می‌تواند اطلاعات فروش را در سیستم خود ثبت کند؟
در حالی که نه اطلاعات مبلغ و میزان فروش وجود دارد و نه مشتریانی که به آن‌ها جنس فروخته شده است؟ باید چه مواردی را انجام دهید تا سود و زیان دوره را بتوانید محاسبه نمایید.
برای این کار یک تکنیک خوب وجود دارد و آن این است که ابتدا با فرستادن یک لیست به بدهکاران از آن‌ها صورت حساب درخواست نموده و سپس فاکتورهای ثبت شده در لیست هر یک از مشتریان را در سیستم خود نگهداری کنید.
از طرفی دیگر موجودی انبار و حواله‌های انبار را بررسی نموده و از روی حواله‌های خروجی، اطلاعات دقیق فروش را مقایسه کنید. علاوه‌بر این، برای این که متوجه شوید آیا بابت این فاکتورها تسویه حساب صورت گرفته است یا خیر از پرینت‌های بانک استفاده کنید.
با کنار هم قرارگرفتن مدارک حواله‌های انبار، پرینت‌های بانک و صورت حساب‌های دریافتی از مشتریان، اکثر موارد مبهم و مدارک ناقص برطرف خواهد شد. معمولا واحدهای تجاری کوچک که فعالیت اقتصادی چندانی ندارند، براساس دلایل متعدد از جمله اقتصادی نبودن سیستم ثبت دو طرفه، اغلب اسناد و مدارک کاملی برای ثبت فعالیت‌های خود نگهداری نمی‌کنند.
این نوع واحدهای واحدهای تجاری برای تهیه و تنظیم صورت‌های مالی و یا اظهارنامه مالیاتی به حسابداران مراجعه می‌کنند.
حسابداران نیز با بررسی اسناد و مدارک موجود، جست‌وجو از مدیران و کارکنان و علاوه‌بر آن استفاده از اطلاعاتی که از طریق بانک‌ها و مشتریان طرف حساب واحد تجاری به دست آورده است، اطلاعات مالی مورد نیاز را گردآوری کرده و براساس سیستم ثبت دو طرفه (معامله اصلی حسابداری، یعنی دارایی‌ها = بدهی‌ها + حقوق صاحبان سرمایه) و با استفاده از حساب‌های تنظیم شده، نسبت به تهیه صورت‌های مالی اقدام می‌کنند.
نحوه تهیه صورت‌های مالی از روی مدارک ناقص
معمولا موسسات کوچکی از جمله باشگاه‌ها، انجمن‌های شهری و محلی واحدهای تجاری کوچک، سازمان‌های غیر انتفاعی و افرادی که در نقش وصی یا قیم عمل می‌کنند به علت عدم اطلاعات مزیت‌های سیستم حسابداری دوطرفه یا اقتصادی نبودن به کارگیری آن، اغلب اسناد و مدارک کاملی برای ثبت و فعالیت‌های مالی خود نگهداری نمی‌کنند.
حتی بعضی از سیستم‌های دفترداری که از طریق اتحادیه‌های بازرگانی و تولیدی به خرده‌فروشان همانند داروخانه‌ها پیشنهاد می‌کنند، بر سیستم حسابداری یک طرفه مبتنی است.
این نوع از موسسات که با حداقل سند و مدارک مالی به فعالیت مشغول هستند، اکثرا برای تهیه و تنظیم صورت‌های مالی یا اظهارنامه مالیاتی از حسابداران کمک می‌گیرند و حسابدارن به وسیله بررسی اسناد و مدارک موجود و جست‌وجو، اطلاعات ضروری را جمع‌آوری کرده و براساس سیستم حسابداری دو طرفه (معادله اساسی حسابداری: دارایی‌ها = بدهی‌ها + حقوق مالکان سهام) آن‌ها را تجزیه و تحلیل و سپس صورت‌های مالی را تنظیم می‌کنند.
تهیه و تنظیم ترازنامه از روی مدارک ناقص
واحدهای تجاری که برای ثبت فعالیت‌های خود از یک سیستم یک طرفه استفاده می‌نمایند، بعضی از اطلاعات مهم از جمله دریافت‌های نقدی، چک‌های صادر شده، مبالغ قابل دریافت از بدهکاران و مبالغ قابل پرداخت به بستانکاران را در دفاتر ثبت می‌کنند.
در نتیجه با استفاده از اطلاعات ذکر شده و دیگر منابع اطلاعاتی می‌توان ترازنامه این گونه واحدهای تجاری را در هر تاریخی آماده کرد. به صورت خلاصه، روش تعیین اقلام ترازنامه به صورت زیر است:
۱ – صندوق: توسط شمارش وجوه نقد مشخص می‌شود.
۲ – موجودی بانک: با تجزیه و تحلیل سوابق مرتبط با حساب بانکی در دفاتر واحد تجاری و بررسی صورت حساب‌های بانکی مشخص می‌شود.
۳ – مطالبات: مطالبات از طریق رسیدگی به فاکتورهای دریافت نشده فروش تجزیه و تحلیل حساب مشتریان و سوابق مرتبط با اسناد وصولی مدت‌دار مشخص می‌شوند.
۴ – موجودی‌های مواد و کالا: موجودی‌های مواد و کالا از طریق شمارش سنجش انداره‌گیری شده و طبق فاکتورهای خرید قیمت‌گذاری می‌شوند.
۵ – دارایی‌های غیرجاری: این نوع دارایی‌ها نیز مانند موجودی‌های مواد و کالا مشخص می‌شوند.
۶ – بدهی‌ها: بدهی‌ها به وسیله رسیدگی به فاکتورهای پرداخت نشده خرید، تجزیه و تحلیل حساب فروشندگان و سابقه مرتبط با اسناد پرداختی مدت‌دار مشخص می‌شوند.
۷ – سرمایه: بعد از مشخص کردن مبلغ دارایی‌ها و بدهی‌ها به ترتیب، مبلغ سرمایه از تفاوت میان دارایی‌ها و بدهی‌ها در هر تاریخی به دست می‌آید.
ممکن است در بعضی از موارد اطلاعات موجود بسیار کم باشد و نتوان آن‌ها را در یک سیستم ثبت دوطرفه اجرا کند. مثلا ممکن است مدارکی را در رابطه با مبالغ دریافت شده ناشی از فروش و مبالغ پرداخت شده بابت خرید وجود نداشته باشد، که در این رابطه محاسبات مرتبط با سود ناخالص امکان‌پذیر نمی‌شود. آنچه که امکان‌پذیر است، ردیابی پول نقد سرمایه‌گذاری شده صاحبان یا وام دریافتی از آن‌ها خواهد بود.
در این جهت، بعد از مشخص کردن مانده‌های سرمایه در پایان و اول سال می‌توان با مقایسه آن‌ها از نظر هر نوع تغییرات سرمایه‌ای در طول سال مالی به سود و زیان خالص دست پیدا خواهد کرد. همان طور که می‌دانید سیستم حسابداری فعلی براساس تعهدی ثبات است.
بنابراین، زمان تهیه صورت جریان پول نقد که براساس نقدی عرضه می‌شود، آثار براساس تعهدی خنثی و به مبنای نقدی تبدیل می‌شود. در رابطه با مدارک ناقص این امر خلاف آن بوده است. در این صورت مبنای نقدی تبدیل به مبنای تعهدی می‌شود.
به عبارتی، با استفاده از مدارک موجود در رابطه با دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی، اطلاعات مورد نیاز برای ثبت مطابق با تعهد حاصل می‌شود.
یکی از اشباهات حسابداران، ثبت ناقص یا اشتباه اطلاعات اشخاص حقیقی و حقوقی در اسناد و مدارک حسابداری هستند. این موارد برخی اوقات موجب می‌شود شرکت موردنظر دچار مشکل شده و حتی مجبور به پرداخت هزینه‌های ناشی از این اشتباهات شود.
محاسبه فروش ناخالص از روی مدارک ناقص
مبلغ فروش را می‌توان با استفاده از دو روش محاسبه کرد:
- دریافت‌های نقدی از مشتریان
- افزایش و کاهش ناخالص اسناد و حساب‌های دریافتنی تجاری
مطالبات ابتدای دوره بیان‌گر درآمد تحقق یافته سال (سال‌های) قبل است و وجوهی که از این طریق در طی سال جاری دریافت می‌شود به درآمد سال جاری مرتبط نمی‌شود.
بنابراین، برای محاسبه فروش سال جاری (وجه نقدی که دریافت شده است) باید مانده مطالبات ابتدای سال از تمام مبالغ دریافتی از مشتریان کم شود. از طرفی دیگر، مطالبات پایان سال جاری نشان‌دهنده فروش‌های سال جاری است که مبالغ آن هنوز دریافت نشده است و برای محاسبه فروش سال جاری باید به دریافت‌های نقدی از مشتریان افزوده شود.
مطالباتی که در این محاسبه مورد قبول واقع می‌شود، فقط حاوی اسناد و حساب‌های دریافتنی ناشی از فروش کالا و خدمات (تجاری) است.
برگشت از فروش و تخفیفات، تحفیفات مبالغ فروش و مطالبات سوخت شده طی سال نشان‌دهنده فروش‌هایی است که مبالغ آن تا پایان سال وصول نشده است و مانده مطالبات پایان سال نیز دربرگیرنده آن نیست؛ ولی به هر حال این نوع مبالغ باید در محاسبه فروش ناخالص سال جاری منظور شود.
عدم ثبت اطلاعات کامل اشخاص در اسناد و مدارک
از دیگر اشتباهات رایج حسابداری مدارک ناقص که می‌تواند موجب ایجاد مشکلات بسیاری شود، عدم ثبت کامل مشخصات افراد در فاکتورها، مدارک مثبت و اسناد حسابداری هستند. یک مورد واقعی که ما با آن روبه‌رو هستیم در همین رابطه بود.
حسابدار شرکت در هنگام پرداخت حق الزحمه، نام کامل چند نفر از دریافت‌کننده‌ها که بازنشسته بوده و شامل بیمه بدنه نبودند، در شرح اسناد حسابداری ثبت نکرده بود.
سازمان حسابرسی تامین اجتماعی بعد از بررسی اسناد حسابداری با توجه به نبود اطلاعات کامل اشخاص در شرح آرتیکل‌ها و اسناد حسابداری و عدم توجه به پیوست‌های اسناد، برای افراد ذکر شده حق بیمه‌ای در به صورت تقریبی حدود صد و پنجاه میلیون تومان در نظر گرفته بود که دفاعیات شرکت به هیچ وجه مورد قبول تامین اجتماعی قرار نگرفت و شرکت وادار به پرداخت حق بیمه ذکر شده گردید.
ثبت ناقص یا اشتباه اطلاعات اشخاص
در رابطه با حسابداری مدارک ناقص، ثبت ناقص یا اشتباه اطلاعات اشخاص مخصوصا در زمان رسیدگی مالیاتی جلوه بیشتری پیدا می‌کند. در صورتی که شما نام یا مشخصات کامل خریداران را در فاکتورهای فروش عرضه نکنید، ممکن است عدم تایید آن‌ها از طریق ممیز مالیاتی و علی‌الراس شدن وجود دارد.
چنان‌چه مشخصاتی که شما به اشتباه در حساب‌ها ثبت نموده‌اید با مشخصات شرکت دیگری برابر باشد، آن شرکت دچار مشکل می‌شود و باید در زمان رسیدگی، عدم تعلق اطلاعات اعلام شده از طریق شما به خود را ثابت کنید که انجام این مورد بسیار زمان‌بر و مشکل خواهد شد.
بعضی از مهم‌ترین مواردی که بایستی از اشخاص دریافت نمایید، به صورت زیر است (دیگر موارد را با توجه به فعالیت و مسائل قرارداد می‌توان اضافه کرد):
- نام و نام خانوادگی کامل در رابطه با افراد و نام شرکت و نوع آن در رابطه با اشخاص حقوقی
- شماره شناسنامه و شماره ملی افراد و شماره ثبت و شناسه ملی شرکت‌ها
- نام مدیرعامل شرکت‌ها و سهامداران
- تاریخ تولد افراد و تاریخ ثبت شرکت‌ها
- شماره تماس
- آدرس دقیق و کدپستی
روش کار حسابداری ناقص
برای حسابداری که به شرکتی با حسابداری ناقص قدم گذاشته باشد، اقداماتی باید انجام دهد، این اقدامات را می‌توان طبق مراحل زیر را در نظر گرفت:
شناخت ماهیت واحد تجاری: دسترسی به اطلاعات و داده‌های مورد نیاز، نظم بخشیدن به اطلاعات و اسناد، استخراج اطلاعات نهایی و ثبت سند، به دست آورن نتایج نهایی
برای شناخت ماهیت درونی واحد تجاری می‌توان از طریق اساسنامه شرکت ( تشخیص این‌که کارفرما دارای شخصیت حقیقی یا حقوقی است)، صورت جلسات، قراردادها، تعهدات و مواردی از این دست استفاده کرد.
هدف از دستیابی به اطلاعات و داده‌های مورد نیاز، استفاده از مدارک مثبت موجود و در ادامه محاسبات مانده حساب‌های دارایی‌ها، بدهی‌ها و مانده حساب سرمایه است.
هدف از نظم بخشیدن به اطلاعات و اسناد و استخراج اطلاعات پایانی و ثبت سند آن است که بعد از محاسبه مانده حساب‌ها، سند افتتاحیه زده شود و یا سند به عنوان سند افتتاحیه قرارداده شود تا بعدا مبالغ درست آن ثبت شود.
محاسبه سود خالص از روی مدارک ناقص
نحوه مشخص کردن سود خالص از روی مدارک ناقص حسابداری، تجزیه و تحلیل تغییرات حقوق مالکان سرمایه طی یک دوره مالی است.
این حساب، با سود خالص و سرمایه‌گذاری دوباره افزایش و از طریق زیان خالص و پرداخت‌های طی دوره به مالکان سرمایه کم می‌شود. بنابراین در صورتی که مانده این حساب در ابتدا و پایان دوره و برداشت‌ها و سرمایه‌‌گذاری‌‌‌های دوباره مشخص باشد، با تجزیه و تحلیل تغییرات حقوق مالکان سرمایه می‌توان سود یا زیان خالص ناشی از کارکرد طی دوره را به دست آورد.
بیشتر بخوانید :
