ERP چیست ؟ نرم افزار ERP چگونه کار می‌کند؟ نحوه کار ERP آیا بازدهی دارد؟ این نرم افزار حسابداری چگونه می‌تواند در سرمایه‌گذاری به ما کمک کند؟ این سوالات از جمله سوالاتی هستند که در هنگام استفاده از سیستم ERP ممکن است برای بسیاری از افراد به وجود آید؛ به همین دلیل، در همین ابتدای کار شما باید عبارت ERP که مخفف Enterprise Resource Planning است آشنایی داشته باشید.
معمولا از سیستم ERP برای مدیریت و کنترل فعالیت‌های روزمره در انواع کسب و کارها استفاده می‌شود و می‌تواند به عنوان یک سیستم کاملا جامع تاثیرات بی‌نظیری را به وجود آورد. در بسیاری از عملکردهای تجاری شاید پیوند عمیقی رخ ندهد و به همین دلیل داده‌ها به شکل مناسب تکثیر پیدا نمی‌کنند و با عدم هماهنگی خود به سیستم اصلی کسب و کار شما آسیب وارد می‌کند؛ به همین خاطر، شما باید ویژگی‌های اصلی سیستم را بشناسید تا به واسطه آن بتوانید اطلاعات خود را به صورت کاملا سازماندهی شده مدیریت کنید.
استفاده و کاربرد از سیستم ERP به راحتی می‌تواند برای انواع کسب و کارها چه کوچک و چه بزرگ مزیت و کنترل قابل قبولی را به وجود آورد؛ چراکه این سیستم جزء ابزار و امکانات قدرتمندی است که استراتژی آن در راستای مدیریت به شما کمک ویژه‌ای می‌کند.
البته این نوع نرم افزارها به راحتی می‌توانند برای مدیریت اطلاعات شما قابلیت‌های ویژه‌ای را به وجود آورند و ویژگی‌های ریز و درشت این سیستم توانسته به بهترین شکل ممکن خدمات هدفمندی را برای انواع فضاهای کسب و کاری به وجود بیاورد. اما شما باید بدانید که در سرور‌های تحت وب شما باید به صورت مستقل عملکردها و فرایندهای تجاری خود را به صورت یکپارچه سازماندهی کنید؛ چرا که مزایای خاصی برای انواع سیستم‌ها وجود دارد که شما در این بین، بهتر است در ابتدا سیستم خود را شناخته و به واسطه آن با بازدهی و قابلیت‌های اصلی سیستم را مورد بررسی قرار دهید؛ چرا که تمرکز روی اصل فرایند کسب و کار می‌تواند تحولات قابل قبولی را به واسطه نحوه کار ERPبه ثمر برساند. در غیر این صورت تحولات حتی اگر رخ دهند، بدون برنامه‌ریزی جزء مشکل نمی‌تواند بازدهی بیشتری داشته باشد و به همین دلیل باید سعی کنید، در ابتدا سیستم را بشناسید تا در سرمایه‌گذاری و کسب و کار خود از آن استفاده کنید.
بیشتر بخوانید: دلایل شکست پروژه‌های ERP چیست؟ چه کسی مقصر است؟
ERP چگونه کار می‌کند؟
همانطور که در مورد سیستم ERPدر این مقاله توضیح دادیم، شما می‌توانید ویژگی و استانداردهای متفاوتی را برای آن در نظر بگیرید؛ چرا که به عنوان یک ابزار متصل می‌تواند در ساده‌سازی فرایند کسب و کار شما موقعیت‌ها و فرصت‌های بی‌نظیری را ایجاد کند؛ در این بین شما می‌توانید جلوگیری از اتلاف زمان و هزینه را جزء ویژگی‌های اصلی این سیستم به حساب آورید.
اما در مورد نحوه کار ERP می‌توانید با استفاده از برنامه‌ریزی درست و مبتنی بر فضای ابری به راحتی استفاده کنید. شما می‌توانید این سیستم را به عنوان یک سیستم کاملا مجزا در بسیاری از طرح های تحت وب به صورت ترکیبی مورد استفاده قراردهید. روند تجاری شما به صورت یکدست و سازماندهی شده باعث می‌شود تا سیستم ERP به شکلی طراحی شود که شما بتوانید تمامی فرآیندها و البته عملکردهای خود را در شرکت به صورت کارآمد و موثر به یک هدف خاص نزدیک کنید.
استفاده از سیستم و پلتفرم ERP این مزیت و امکان را به شما می‌دهد که روی داده‌های خود قادر باشید تمرکز کنید و به نحو احسن در تجارت و کسب و کارهای خود از آن استفاده کنی. حتی اشتراک سریع اطلاعات با نحوه کار به صورت اصولی یک رابطه دوطرفه دارد و برنامه‌ریزی برای محصول و مهم‌تر از همه خرید آن در این سیستم می‌تواند شما را به یک سازمان بالغ تبدیل کند. زمانی که شما سازمان وکسب و کار بالغی باشید، به خوبی می‌دانید که باید از چه فرآیندها و ملزوماتی برای پیشبرد هرچه بیشتر خدمات خود استفاده کنید. مدیریت پروژه را نباید دست کم بگیرید؛ چرا که مدیریت باعث می‌شود تا برنامه‌ریزی شما به شکل درستی در راستای تولید و تحویل محصولات کاملا اصولی و هدفمند عمل کند.
مدیریت پروژه با سیستم ERP می‌تواند شما را با نحوه کار ERP صورت واضح آشنا کند؛ چرا که شما برای تولید و تحویل محصولات خود چنانچه برنامه‌ریزی داشته باشید، می‌توانید مدیریت پروژه خود را به راحتی با یک سیستم و فرایند اوصلی و مدیریت شده حسابداری و مدیریت مالی با تمرکز بیشتری ادامه دهید. متاسفانه برخی از افراد در کسب و کارهای خود به مدیریت صورت حساب‌های خود توجهی ندارد و این چنین است که با اختلالات شدیدی در کوتاه مدت به خاطر نوع صورتحساب‌ها و مدیریت آن روبه‌رو می‌شوند؛ البته مدیریت فروش نیز خود می‌تواند با نحوه کار ERP سیستم را با بازدهی قابل قبولی روبه‌رو کند. اما در هر صورت زنجیره تامین کالا در چند شعبه به صورت هدفمند اگر مدیریت شود شما را به یک روش طولانی با درآمد بالا نزدیک می‌کند؛ به همین دلیل است که با اشتراک انواع فایل و اسناد شما می‌توانید سیستم خود را تقویت و پایگاه داده آن را به صورت مطمئن مدیریت کنید. همیشه گزارش‌های خود را به صورت پیشرفته در نظر بگیرید و تحقیقات نظیر آن را به صورت اصولی ارائه دهید؛ چرا که سیستم روز جزء سیستم‌های پیشرفتهای است که توانسته بازدهی و نتیجه قابل قبولی را برای انواع سازمان‌ها و کسب و کارهای بزرگ به وجود آورد.
مزایای ERP چیست؟
حال که با نحوه کار ERP آشنا شدید، بهتر است بدانید که چرا مزیت‌های اصلی در این سیستم قرار گرفته است؟ چرا در دنیای کسب و کار امروزی انواع سازمان‌ها و شرکت‌ها با فرآیندهای مختلف مشغول فعالیت هستند؟ تأثیرات این سیستم به هیچ عنوان نمی‌تواند تاثیرپذیر نباشد. انواع داده در هر کسب و کاری به یک نرم‌افزار خاص نیاز دارد، تا گردش کار خود را تقویت کند؛ به همین دلیل، باید بتوانید با ایجاد یک کسب و کار توسعه یافته، به واسطه آشنایی با نحوه کار ERP روبه‌رو شوید؛ چرا که اطلاعات به خوبی می‌دانند به کمک این گزارشات شما را با یک کسب‌وکار رو به رشد آشنا می‌کنند.
- کاهش هزینه‌های عملیاتی
بسیاری از کسب و کارها از همان ابتدای کار که با برنامه‌ریزی حرکت می‌کنند و از امکانات و ابزارهایی نظیر ERP استفاده می‌کنند به راحتی می‌توانند هزینه‌های عملیاتی را کاهش داده و این‌چنین یک تجارت تعریف شده را به صورت ساده به نمایش بگذارند. اشتراک‌گذاری داده‌ها در بسیاری از قراردادها و سفارشات به دست کاربران، یعنی یک تعامل کامل و پیشرفته به وجود آمده است. این امر را به هیچ عنوان نباید نادیده گرفت و شما با اشتراک‌گذاری نیازها و داده‌ها باید کاربران و مشتریان خود را به واسطه استفاده از این سیستم به یک تعامل و همکاری درست دعوت کنید.
- ماندگاری کسب و کار
نکته مهم دیگر با توجه به این مسئله روشن می‌شود که امروزه همکاری در فروش به عنوان یک راه تعاملی به خوبی می‌تواند به ماندگاری یک کسب و کار اشاره کند. شما این نکته را از یاد نبرید که برای بهره‌وری بیشتر به فرایندهای تجاری ارتقاء یافته‌تری نیاز دارید. اما نکته قابل توجه به مدیرت و عملکرد مناسب شما در حوزه و فضای کاری خود بستگی دارد که بتوانید مسیر درست را با بازدهی مناسب انتخاب کنید؛ چرا که اگر شما تجربه یک کار مشترک را داشته باشید، عملکردها و فرایندهای تجاری شما می‌تواند به صورت مدیریت شده به بهترین شکل ممکن خدمات را برای شما به نمایش بگذارد.
- مدیریت هدفمند
همیشه مدیریت با هدفمندی و برنامه‌ریزی کار خود را به پیش می‌برد؛ در این بین، تجربه‌های کاربری باعث می‌شود تا بدانید چگونه در قراردادهای خود باید نیازها را مورد بررسی قرار دهید و به واسطه آن به یک بازدهی بالا دست پیدا کنید. اما توجه به زیرساخت‌های اصولی و البته با دوام باعث می‌شود که تمام فعالیت‌های تجاری بتوانند به صورت هدفمند در فعالیت‌های شرکت‌ها جای گیرند؛ چرا که زیرساخت غالبا می‌تواند به کیفیت انواع فعالیت‌های تجاری اشاره واضحی داشته باشد و استاندارد هر کدام از فعالیت‌ها را به شکل ویژه ارتقا دهند. نکته قابل توجه این است که پذیرش کاربر در بسیاری از شرایط می‌تواند موفقیت کسب و کار شما را افزایش دهد؛ چرا که شما در هر حوزه‌ای که فعالیت می‌کنید به مشتریان خاصی نیاز دارید و قطعا تنها مشتری می‌تواند به شما کمک کند که به صورت اصولی یک تجربه قابل قبول را برای خود رقم بزنید. کسب و کار شما با توجه به ریسک‌های خود به بهترین شکل ممکن مدیریت می‌شود که در هر کسب و کاری ریسک های آن لازمه کار است، اما شما باید اصولی ریسکها را مدیریت کنید.
- کاهش ریسک
اما نکته قابل توجه دیگر یکپارچگی در کم کردن انواع ریسکها است؛ این مسئله می‌تواند به شما کمک کند تا مدیریت مالی خود را به دست بگیرید و تمام هزینه‌های عملیاتی و مدیریتی به واسطه سیستم‌های یکپارچه و یکدست به شما کمک می‌کند تا اصول سیستم‌های یکنواخت را به شکل اصولی مورد استفاده قراردهید. با نحوه کار ERP صددرصد منفعت در کسب و کار شما به وجود می‌آید؛ چرا که می‌توانید مشتریان خود را مدیریت کنید و این چنین به فروش بیشتر محصولات بیندیشید. منابع مالی خود را اولویت‌بندی کنید و هر فعالیت را به واسطه پلتفرم ERP به صورت یکپارچه مدیریت کنید.
همچنین بخوانید: تغییر کلیدی نرم افزارهای ERP در سال ۲۰۲۱
انواع سیستم ERP
اما حال که به نحوه کار ERP آشنا شدید، بهتر است انواع سیستم ERP را بشناسید. انواع سیستم می‌تواند:
- به سیستم ابری تقسیم‌بندی شود که یک سیستم اداری همان‌گونه که احتمالا بدانید به یک برنامه نرم افزار رایانش ابری متصل است. با برنامه‌ریزی منابع سازمانی شما می‌توانید روش خاصی را در نظر بگیرید. به واسطه سیستم عامل یارانش ابری شما می‌توانید از تمامی خدمات و قابلیت‌های این سیستم به راحتی استفاده کنید و در یک محل و مرکز خاص این سیستم مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.
- عمدتا مدل و نوع دیگر سیستم پیش فرض را شما امروزه روی بسیاری از کامپیوترها به راحتی مشاهده می‌کنید و هیچ دلیلی وجود ندارد که شما بخواهید مانند بانک سرور آن را از راه دور مدیریت کنید.
- نوع سوم سیستم ترکیبی ERP است که می‌توانید کارایی قابل قبولی را انتظار داشته باشید. برخی از برنامه‌های به شکل ابری و برخی به صورت پیشفرض مورد در سیستم ترکیبی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اهمیت سیستم ERP
تا به حال از خود سوال کرده‌اید چرا سیستم ERP تا این حد مهم است؟
سیستم ERP ویژگی‌ها، استانداردها و عملکردهای کاملا به خصوصی دارد که اهمیت آن را نشان می‌دهد و جزء نرم افزارها و سیستم‌هایی قرارمی‌گیرد که می‌توانید به عنوان یک سیستم متمرکز به تمامی ابزارهای لازم خود دسترسی داشته باشید. با یکپارچه‌سازی سیستم‌ها، کارکنان شما می‌توانند ضمن استفاده بهینه زمان و وقت خود را مدیریت کنند. مهم‌تر از همه پایگاه داده مرکزی را آسان‌تر می‌توان با اطلاعات و بازیابی آن در نظر گرفت.
- کاهش هزینه
با در نظر گرفتن عدم آموزش کاربران در مورد نحوه کار انواع سیستم، صددرصد در هزینه و زمان می‌توانید به راحتی صرفه جویی کنید. جریان‌کار می‌تواند به ساده‌سازی فرآیند شما منجر می‌شود و همچنین تمامی ساختارها به صورت شفاف مشاهده می‌شود و بعد از شفافیت تمامی موارد تکراری از بین می‌رود که بدون شک با از بین رفتن موارد تکراری شما می‌توانید یک روند انعطاف‌پذیر و قابل مقایسه را در نظر بگیرید و در آخر نیز قادر هستید همکاری خود را با تعامل بیشتری ادامه دهید. زمانی که شما بانک اطلاعاتی متمرکز را در نظر بگیرید باعث می‌شود تا یک منبع واحد به صورت کاملا مطمئن از هر نوع خطا جلوگیری کند. تمام اعضای تیم به این داده ها دسترسی دارند و اینگونه شما لازم نیست از سیستم ومنابع مختلف استفاده کنید.
شما با نحوه کار ERP می‌توانید به عنوان سیستمی عالی وکاربردی رضایت مشتریان خود را جلب کنید؛ چرا که تمامی کالاها و خدمات شما در یک محور خاص به نام مشتری‌مداری می‌تواند از ابزارهای دیگری استفاده کند. یکپارچه‌سازی و شفافیت از جمله نکات کلیدی در نرم افزار ERP شناخته می‌شود که شما می‌توانید داده‌های خود را به راحتی حفظ کنید.
- ارتقا مدیریت
همچنین کارکنان شما با تهیه گزارش می‌توانند سفارشات را کنترل کرده و میزان موجودی که مهم‌ترین مورد در این بحث به حساب می‌آید را مدیریت کنند. این‌چنین کارایی، رهبری و سودآوری کسب و کار شما به راحتی ارتقاء خود را نشان می‌دهد؛ زمانی که شما در سیستم ERP سرمایه‌گذاری می‌کنید استفاده از سیستم ابری به صورت راحت و سازمان یافته در هرکجا تنها به واسطه اینترنت می‌تواند به هرآنچه که شما نیاز دارید شما را متصل کند.
- افزایش هماهنگی سیستم
همیشه باید سفارشی‌سازی و منعطف بودن را در کنار مقیاس پذیری از جمله موارد مهمی در نظر بگیرید که کسب و کار را به راحتی تغییر داده و این تغییرات می‌تواند شما را با چالش‌های بزرگ روبه‌رو کند. اما در آخر تنها مدیریت، برنامه‌ریزی و هدفمندی شماست که بسیاری از گزینه‌ها را به صورت شفاف می‌تواند سفارشی کند و در دسترس شما قرار می‌دهد. تمامی رابطه‌ها زمانی که با یکدیگر هماهنگ شوند سیستم ابری را می تواند یک سیستم جدا برای شما به نمایش بگذارد و در دسترس به حساب آید.
شما زمانی این اختیار را دارید که فاکتورهای بسیاری را در سیستم خود مورد بررسی قرار دهید که هر کدام به نحو احسن برای صرفه‌جویی هزینه‌ها به شما سودی برساند و در سطوح مختلف مبتنی بر فضای ابری کارایی خود را نشان دهد.
بیشتر بخوانید: BPMS چیست و چه تفاوتی با BPM دارد؟
حوزه های کاری سیستم ERP
از جمله حوزه هایی که به واسطه نحوه کار ERP پوشش‌دهی می‌شود می‌توان به حوزه مالی و حسابداری اشاره کرد. این حوزه روی روند مدیریت مالی شما و برنامه‌ریزی دقیقی نیاز دارد؛حتی منابع انسانی یکی دیگر از حوزه‌های مختلفی است که به واسطه سیستم ERP به آن پرداخته می‌شود؛ اما شما خرید، تدارکات و همچنین زنجیره تامین را نباید از یاد ببرید؛ چرا که این حوزه می‌تواند برای تولید محصولات شما شاخصه خوبی را به وجود بیاورد. اما در حیطه فروش و بازاریابی صددرصد آشنایی با نحوه کار ERP می‌تواند به نفع صاحبان کسب و کار باشد و به همین دلیل در این حوزه شما نباید از مزیت‌های اصلی غافل شوید و انبارداری، خدمات، تولید و هوش تجاری از دیگر مواردی هستند که به واسطه سیستم ERP پوشش‌دهی شوند.
سخن پایانی
آشنایی با نحوه کار ERP بدون اغراق می‌تواند مزایای زیادی به همراه داشته باشد؛ چرا که امروزه یکپارچگی، برنامه‌ریزی و هدفمندی می‌تواند تاثیر شگفت‌انگیزی روی سبک کار ماشین آلات، افراد و حتی زندگی مردم بگذارد. در این بین، کسب و کارها و بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها که با مشتریان خود در رابطه تعاملی هستند، بهتر است برای کاهش زمان انجام سفارشات خود و گسترش کسب و کار و میزان فروش خود به سیستم ERP برای افزایش انعطاف‌پذیری در کسب و کار غافل نشوند. دلایل و مزایای اصلی کسب و کارهای خود را با استفاده از سیستم در نظر بگیرند؛ چرا که شما با تقویت دقت اطلاعاتی خود این اختیار را دارید تا با یک تصمیم‌گیری مناسب بتوانید به کاهش هزینه و سودآوری بالا به واسطه فروش عالی محصولات با کیفیت عالی، عملکرد فروشنده و رضایت مشتری را نیز دخیل کنید. این دو به صورت رابطه‌ای در این سیستم مورد استفاده قرار می‌گیرد. اطلاعات مالی همیشه در فضای سیستم‌های ابری یک نکته مهم به حساب می‌آید. اما باید بدانید که تمامی مدیریت‌های مالی و حسابداری چنانچه استعلام قیمت مناسبی نداشته باشند، نمی‌توانند فعالیت‌های خود را با ارزش واقعی مدیریت کنند.
مقالات پیشنهادی:
ویژگی های یک نرم افزار حقوق و دستمزد
نکات مهم در انتخاب سیستم حسابداری
بررسی راه‌های مختلف پرداخت بیمه و بررسی مزیت‌ها و معایب هرکدام
